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Estensione di Files

Il DURC scade il 14. Files lo sa prima di te.

Ogni documento che ha una data di fine — polizza, certificazione, contratto, autorizzazione — porta la sua scadenza in Files. Un promemoria arriva prima, alla scadenza succede quello che hai deciso per quella cartella, e la raccolta «In scadenza» mostra cosa sta per finire, in ordine di urgenza.

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La cartella decide cosa succede, il file quando

Prima si sceglie sulla cartella l’azione alla scadenza: evidenziare il file come scaduto nell’elenco, spostarlo nel cestino, oppure proteggerlo in sola lettura. Poi ogni file della cartella può avere la sua data — dal suo menu, o in blocco su una selezione. Files ricorda la cartella prima del file: senza la regola, la data non ha un effetto e non la lascia impostare. Il promemoria via email parte con l’anticipo che indichi, e si azzera se la data cambia. È l’opposto della Retention: la scadenza autorizza a togliere un file dopo una data, la retention lo blocca fino a una data.

Come funziona

  1. Regola sulla cartella

    Tasto destro → Attiva scadenza documenti: alla scadenza evidenzia, sposta nel cestino o blocca in sola lettura. E quanti giorni prima avvisare, se vuoi.

  2. Data sul file

    Dal menu del file, o su una selezione in blocco con la stessa data o una diversa per ciascuno. La polizza al 31/12, il DURC al 14/11.

  3. Promemoria, poi l’azione

    L’email arriva con l’anticipo scelto. Alla data, Files fa quello che la cartella dice — e lo scrive nelle attività. Il file bloccato in sola lettura si sblocca mettendo una data nuova.

Una data sul file vale più di un post-it sul monitor.

Cosa puoi fare

  • Tre azioni

    Evidenzia come scaduto — per chi deve solo saperlo; sposta nel cestino — per i documenti che non servono più; blocca in sola lettura — per quelli che non devono più cambiare.

  • Raccolta «In scadenza»

    Tutti i file con una data, ordinati per urgenza: quello che scade domani in cima. Nessuna ricerca da fare.

  • In blocco

    Fino a cinquecento file in una volta, con una data unica o una per file. Per la cartella delle polizze di flotta.

  • Con le automazioni

    Una regola automatica può mettere la scadenza a ogni PDF caricato in «Certificazioni», così nessuno se ne dimentica.

Domande frequenti

Il file spostato nel cestino alla scadenza si recupera?

Sì, dal cestino, per i giorni di permanenza previsti dal piano. Poi viene eliminato definitivamente come tutto il resto del cestino.

Che differenza c’è con la Retention?

Sono opposte. La scadenza dice «dopo questa data il file può andare» — o va evidenziato, o bloccato. La retention dice «fino a questa data il file non può essere cancellato da nessuno». Un contratto può averle entrambe: retention per dieci anni, scadenza al rinnovo.

Chi riceve il promemoria?

Chi ha caricato il file e chi gestisce la cartella. Per avvisare altri — il responsabile della flotta — si usano le Notifiche cartella.

Le altre funzionalità di Files

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