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Estensione di Files

L’archivio che non diventa un deposito

Ogni settimana o ogni mese Files segnala i file inattivi: quelli condivisi ma che nessun destinatario ha mai aperto, e quelli che nessuno condivide o assegna più da tempo. Il report arriva via email e nel Centro di controllo. Nessun file viene eliminato o spostato: solo segnalato.

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Due controlli, nessuna azione

Files è uno spazio di lavoro, non un repository storico: i controlli archivio esistono per ricordarlo con i dati. Il primo controllo trova i file accessibili a qualcuno — per condivisione o assegnazione, diretta o ereditata dalla cartella — ma non aperti da nessun destinatario negli ultimi N mesi. Il secondo trova i file per cui nessuno ha creato una condivisione o un’assegnazione negli ultimi M mesi, né sul file né su una cartella che lo contiene: probabile archivio. Il calcolo gira di notte, per azienda; il risultato è un report, e la decisione resta a una persona.

Come funziona

  1. Attiva e scegli il ritmo

    In Impostazioni, «Attiva i controlli archivio»: settimanale o mensile, i mesi di inattività per ciascun controllo, e l’ambito — tutto lo spazio aziendale con esclusioni, oppure solo le cartelle che includi.

  2. Includi o escludi dal tasto destro

    Sulla cartella: «Includi nei Controlli archivio», «Escludi», «Rimuovi». L’ambito si costruisce dove lavori, non in una lista a parte.

  3. Leggi il report e decidi

    Nel Centro di controllo, raggruppato per cartella, e via email agli amministratori e a chi ha il privilegio di riceverlo. Puoi ricalcolare a mano quando vuoi.

Un file che nessuno apre da un anno non è un archivio: è una domanda.

Cosa puoi fare

  • Mai distruttivo

    Il controllo produce elenchi. Non elimina, non sposta, non archivia: la pulizia la fa una persona, con le informazioni davanti.

  • Due privilegi distinti

    «Gestire i controlli archivio» per configurare e ricalcolare; «Ricevere i report» per leggerli. Gli amministratori li hanno per default; un referente di reparto può avere solo il secondo.

  • Detto chiaramente ai destinatari

    Chi riceve il report vede nomi e percorsi dei file segnalati anche in cartelle a cui non ha accesso diretto; i contenuti restano protetti. L’impostazione lo dichiara prima di attivare.

  • Ambito preciso

    Tutto con esclusioni per chi vuole il quadro completo; solo cartelle incluse per chi vuole sorvegliare «Clienti» e lasciare stare «Storico».

  • Snapshot consultabile

    L’ultimo calcolo resta nel Centro di controllo finché non arriva il prossimo: non serve cercare l’email.

Domande frequenti

Il controllo cancella i file segnalati?

Mai. Segnala e basta. Se poi decidi che un file va tolto, lo fai tu, con il cestino e i suoi giorni di permanenza; se va conservato per obbligo, l’estensione Retention lo protegge dalla cancellazione.

Quali file finiscono nel report?

Quelli dello spazio aziendale nell’ambito scelto: condivisi ma mai aperti nel periodo, oppure non più condivisi né assegnati da tempo. Lo spazio personale non è compreso.

Ogni quanto arriva?

Settimanale o mensile, a tua scelta, di notte. E quando vuoi, «Ricalcola adesso».

Le altre funzionalità di Files

Porta i file della tua azienda nel cloud

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