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Estensione di Files

Un accesso che finisce da solo, alla data giusta

Lo stagista di marzo, il consulente del progetto, il revisore dell’audit: utenze che hanno una fine, e che nessuno si ricorda di chiudere. Con la scadenza utenze ogni utenza può avere una data di fine — o sospendersi dopo un periodo di inattività. Alla scadenza l’accesso si blocca; dati e account restano, e si rinnova in un click.

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Una policy, non un promemoria

Da Impostazioni Files › Scadenza utenti l’amministratore sceglie come le utenze smettono di valere: mai (finché non interviene qualcuno), a una data decisa quando si crea l’utente e sempre rinnovabile, oppure dopo un periodo di inattività. La scadenza può essere obbligatoria per tutti i nuovi utenti o solo per alcune tipologie — Collaboratore e Guest, tipicamente — con una durata massima configurabile fino a dodici mesi. Alla scadenza l’utenza viene sospesa automaticamente: chi entra trova la porta chiusa, ma non si perde niente, e riattivare è una data nuova.

Come funziona

  1. Scegli la modalità

    A una data, oppure dopo un periodo di inattività: le due si escludono. Poi decidi se è obbligatoria per tutti, solo per certe tipologie, e se chi crea un utente può dichiararlo «senza scadenza» in via eccezionale.

  2. La data nasce con l’invito

    Quando crei o inviti un utente scegli la fine, entro la durata massima consentita — «massimo 6 mesi da oggi». La vedi poi nell’elenco membri, accanto al nome.

  3. Scade, si sospende, si rinnova

    Alla data l’utenza passa a «sospesa per scadenza»: accesso bloccato, cartelle e file intatti, condivisioni ferme. Una data nuova la riapre, con tutto com’era.

Lo stagista di marzo non ha bisogno di un accesso a dicembre.

Cosa puoi fare

  • Per tipologia

    Obbligatoria per Collaboratori e Guest, facoltativa per i Dipendenti: la policy segue la tipologia, come tutto il resto dei privilegi.

  • Durata massima

    Fino a dodici mesi per prodotto; l’amministratore può stringerla. Nessuno crea un accesso «a tempo» che dura tre anni.

  • Per inattività

    In alternativa alla data: l’utenza si sospende da sola quando la persona non usa Files da un certo tempo. Per chi entra una volta e sparisce.

  • Eccezioni dichiarate

    Se lo permetti, chi crea un utente può dichiararlo senza scadenza anche dove la policy la richiederebbe. La scadenza resta assegnabile dopo.

  • Niente perdite

    Sospensione, non cancellazione: spazio personale, file caricati, cronologia restano dov’erano. Il rinnovo riapre tutto senza ricostruire niente.

Domande frequenti

Cosa succede ai file di un utente scaduto?

Niente: restano dove sono, con i loro permessi. L’utenza è sospesa, non eliminata. Se la persona non tornerà, la chiusura dello spazio personale è un passo separato e deliberato.

Posso rinnovare prima della scadenza?

Sì, in qualunque momento: la scadenza è sempre modificabile entro la durata massima. E dopo la scadenza una data nuova riattiva l’utenza.

È diversa dalla scadenza di un accesso a una cartella?

Sì. L’assegnazione a una cartella può avere una sua scadenza — quella persona perde quella cartella. La scadenza utenza chiude l’intero accesso a Files di quella persona.

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