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Estensione di Files

Il documento che deve valere fra dieci anni

Invio in conservazione a norma AgID tramite Intesi Group, conservatore accreditato: versamento del file con i suoi metadati, registro delle ricevute, integrità certificata nel tempo. Per buste paga, contratti, fatture, verbali: tutto ciò che la legge chiede di conservare, non solo di tenere.

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Conservare non è archiviare

Un file archiviato è un file che c’è. Un file conservato è un file che vale: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità garantite nel tempo, secondo le Linee guida AgID e il Codice dell’Amministrazione Digitale. Files prepara il pacchetto — il documento, la sua impronta SHA-256, l’XML dei metadati nel formato richiesto — e lo versa nel sistema di conservazione di Intesi Group, lo stesso che usiamo su faifirmare.it, dove il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione è ricoperto da un Notaio. Il conservatore risponde con le ricevute; Files le conserva accanto al documento.

Come funziona

  1. Configura una volta

    Per ogni ragione sociale si carica il certificato di versamento — uno di collaudo per provare il flusso, uno di produzione per i documenti veri, coesistenti — e si scelgono le tipologie documentali dal catalogo AgID: Documenti HR, fatture, contratti, ognuna con i soggetti e i ruoli che l’XML richiede.

  2. Invia dal tasto destro

    Tasto destro → Conservazione sostitutiva. Compili i metadati del documento — data, numero, oggetto, se è riservato, firmato, sigillato, marcato — e Files fa il resto: calcola l’impronta, costruisce l’XML AgID, versa il file e poi i metadati.

  3. Leggi le ricevute

    Ogni versamento ha uno stato — in attesa, file inviato, metadati inviati, completato — e, a fine corsa, le ricevute del conservatore in PDF e XML con il riferimento univoco. Se qualcosa si inceppa, Files riprova da solo da dove si era fermato; dopo tre tentativi lo segnala per una verifica manuale.

Archiviare dice che il file c’è. Conservare dice che vale.

Cosa puoi fare

  • Conservatore accreditato

    Intesi Group SpA, con un Notaio come Responsabile del Servizio di Conservazione. Il tuo documento entra in un sistema che risponde ai requisiti AgID, non in una cartella chiamata «Conservati».

  • Catalogo AgID delle tipologie

    Le tipologie documentali sono mantenute da Jinni e allineate all’enumerazione ufficiale: modalità di formazione, flusso interno/entrata/uscita, ruoli dei soggetti. Puoi aggiungere le tue partendo da quelle.

  • Mai due volte lo stesso file

    Il riferimento del conservatore viene salvato appena ottenuto, prima di ogni altro passo: anche se la connessione cade a metà, il nuovo tentativo riparte da lì e non crea un secondo versamento.

  • Collaudo e produzione insieme

    I due certificati convivono; un interruttore dice quale ambiente usano i nuovi versamenti. Lo storico di ciascun ambiente resta separato e immutabile.

  • Un permesso dedicato

    «Può inviare i file in conservazione a norma» è un permesso del livello di accesso: chi lo ha vede la voce nel menu, gli altri no. Il versamento è un atto con effetti fiscali, e si concede a chi deve farlo.

Domande frequenti

Che differenza c’è con la marca temporale blockchain?

La marca blockchain prova che un file esisteva a una data e non è cambiato: una prova tecnica, senza valore legale presuntivo. La conservazione a norma è il processo previsto dalla legge italiana per dare e mantenere valore legale ai documenti informatici, con un conservatore accreditato che ne risponde. Si possono usare insieme.

Serve un contratto con Intesi Group?

Serve un certificato di versamento intestato alla tua ragione sociale, che Files carica e usa per i versamenti. Ne parliamo in fase di attivazione: l’estensione è a listino come «extra» proprio perché comporta un servizio esterno.

Cosa posso mandare in conservazione?

Qualunque documento che rientri in una tipologia del catalogo — documenti HR, contratti, fatture, verbali — con i metadati richiesti. Se una tipologia manca, si aggiunge partendo dai modelli di sistema.

Posso cancellare un file dopo averlo conservato?

In Files sì, ma la copia conservata resta presso il conservatore per il periodo previsto: è quello il senso. Se il documento deve restare anche in Files per un periodo obbligatorio, l’estensione Retention lo blocca contro la cancellazione.

Le altre funzionalità di Files

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