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Estensione di Files

Perché hai dato quell’accesso? Scritto, ogni volta.

Ogni volta che qualcuno assegna, modifica o revoca un livello di accesso, Files chiede una motivazione e non procede senza. Il registro conserva chi ha fatto la modifica, a chi, su quale cartella o file, da quale livello a quale, e perché. Amministratori e auditor ricevono un’email.

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Un registro, non una finestra di conferma

La motivazione non serve a rallentare: serve dopo, quando qualcuno chiede «perché lo studio Bianchi vedeva la cartella del personale?». Il registro è per risorsa — cartella o file — e per destinatario — persona o gruppo — e ogni riga è una prova: senza destinatario o senza risorsa non si scrive. L’obbligo si applica per cartella, con il permesso «Deve indicare una motivazione quando assegna, modifica o revoca un accesso», che accompagna «Gestire i permessi»: puoi chiederla sulle cartelle sensibili e non su «Materiale marketing».

Come funziona

  1. Decidi dove è obbligatoria

    Nel livello di accesso di chi gestisce i permessi accendi «Deve indicare una motivazione». Sulle cartelle in cui quel livello si applica, ogni cambio di accesso passerà dal campo motivazione.

  2. Scrivi il perché

    Assegni, modifichi o revochi: si apre il campo — «Inserisci la motivazione dell’assegnazione di accesso…» — e senza testo il salvataggio non parte. Vale anche per i gruppi.

  3. Il registro e le email

    La riga entra nel registro dei cambi di accesso — leggibile e filtrabile — e un’email parte verso amministratori e auditor con gli stessi dati. Chi controlla sa prima di dover chiedere.

Un accesso senza motivo è un accesso che nessuno saprà spiegare.

Cosa puoi fare

  • Persone e gruppi

    Il destinatario può essere una persona o un gruppo: la riga dice quale, con nome ed email o nome del gruppo.

  • Cartelle e file

    Il registro è indipendente dalla risorsa: un accesso dato su un singolo file si motiva e si registra come uno dato su una cartella.

  • Da quale livello a quale

    Ogni riga porta il livello precedente e il nuovo — Viewer → Editor — e il tipo di cambio: assegnazione, modifica, revoca.

  • Obbligo per attore, non per tutti

    La motivazione è richiesta a chi ha quel permesso sulla cartella. Gli altri cambi restano nel registro comunque, con il campo vuoto.

  • Per l’auditor

    L’email a ogni cambio è il modo in cui l’auditor vede gli accessi muoversi in tempo reale, con il perché già scritto.

Domande frequenti

Rallenta il lavoro di chi gestisce tanti accessi?

Una riga di testo per cambio, solo sulle cartelle dove lo hai richiesto. Per il lavoro massivo — assegnazioni batch, gruppi — la motivazione si scrive una volta per l’operazione.

Chi vede il registro?

Amministratori e auditor, che ricevono anche le email. L’utente che ha fatto il cambio vede le proprie righe nelle attività.

Posso renderla obbligatoria ovunque?

Sì: basta accendere il permesso nei livelli di accesso che gestiscono i permessi, su tutte le cartelle radice. Il consiglio è di farlo dove serve davvero, perché una motivazione scritta di fretta non aiuta nessuno.

Le altre funzionalità di Files

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