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Estensione di Files

Chi ha aperto cosa, quando e da dove

Attivala su una cartella e ogni apertura dei file viene registrata: persona, data, indirizzo IP, modalità. Un badge sul file dice quante persone lo hanno aperto; il dettaglio è a un click. Vale per il commercialista che manda il bilancio, il CAF che consegna il 730, chiunque debba sapere che il cliente ha letto.

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Opt-in, per cartella, dichiarata

La tracciatura si accende cartella per cartella e vale sulle sottocartelle, con la possibilità di spegnerla localmente; un banner dice sempre da quale cartella è ereditata. È un trattamento di dati personali, e Files lo tratta come tale: prima di attivarla ti ricorda cosa verrà registrato e che serve una base giuridica; l’informativa è sempre visibile a chi accede alla cartella tracciata, e i destinatari esterni — link pubblico, condivisione via email — vengono informati la prima volta che aprono un file.

Come funziona

  1. Attiva e scegli chi escludere

    Tasto destro sulla cartella → Traccia aperture. Leggi l’avviso, poi decidi le esclusioni: il proprietario del file e gli amministratori sono esclusi di default — il caso standard è tracciare il cliente, non se stessi — e puoi escludere tipologie o singole persone.

  2. Il badge conta

    Accanto a ogni file compare «Aperto da 3 persone». Il conteggio distingue visitatori distinti e aperture totali; le aperture entro 60 secondi contano come una sola, così scorrere le pagine non gonfia i numeri.

  3. Il dettaglio a un click

    Chi, quando, da quale IP e in che modo — anteprima, download, editor. I dati vivono nel feed attività della cartella e ne seguono la conservazione.

Tracciare è lecito quando è dichiarato. Files lo dichiara per te.

Cosa puoi fare

  • Eredità con override

    Attiva su «Clienti» vale su ogni sottocartella; su «Clienti / Interni» puoi spegnerla esplicitamente. Il banner dice sempre da dove arriva l’impostazione.

  • Default per le condivisioni esterne

    Un’impostazione del tenant può accendere la tracciatura di default per tutto ciò che viene condiviso all’esterno, senza toccare le cartelle una per una.

  • Informativa automatica

    Chi entra in una cartella tracciata vede il badge e l’informativa; i destinatari esterni la ricevono alla prima apertura. Non c’è modo di tracciare qualcuno senza che lo sappia.

  • Esclusioni fini

    Proprietario, amministratori Files e del tenant, intere tipologie, singole persone: fino a 500 utenti esclusi per cartella. Lascia attive le prime due per il caso consulente/cliente.

  • Con le notifiche cartella

    Se vuoi essere avvisato quando il cliente apre, l’estensione Notifiche cartella manda l’email di presa visione: la tracciatura registra, la notifica ti chiama.

Domande frequenti

È compatibile con il GDPR?

Lo strumento sì: informativa sempre visibile, avviso ai destinatari esterni, esclusioni, dati che seguono la conservazione del feed attività. La base giuridica — contratto, consenso, interesse legittimo — la devi avere tu, e Files te lo ricorda prima di attivare.

Vengono tracciati anche i link pubblici?

Sì, se la cartella è tracciata: l’apertura da link viene registrata con la modalità e l’IP, e chi arriva dal link vede l’informativa la prima volta. Se il link chiede l’email, quella compare nel dettaglio.

Quanto tempo restano i dati?

Quanto il feed attività del tuo piano: da 30 giorni a 5 anni, impostabile dall’amministratore. Per CAF, banche e intermediari si consiglia almeno un anno.

Le altre funzionalità di Files

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