员工工时跟踪软件：如何选出合适的那一款
寻找员工工时跟踪软件的人，通常想回答两个问题之一：每个人工作了多少小时，或者他们在做什么工作。这两个问题听起来相同，却会通向不同的工具。从这里出发，可以帮助您在打卡系统和工时表之间做出选择，避免买错产品。
两个问题，两类软件
第一个问题关乎出勤：几点上班、几点下班、有多少小时计入工资单。第二个问题关乎工作本身：花在某个客户、项目、订单上的时间有多少，这项工作是否带来了回报。
班次固定的工厂车间，最需要第一个答案。专业事务所或软件公司，则需要第二个。许多中小企业两者都需要，但几乎总是其中一个更重要。
四种可行的方式
Excel 表格
这是几乎所有人的起点：零成本，人人都会用。人少的时候它撑得住。之后就会出现不同版本的文件、损坏的公式、月底凭记忆填写的工时，以及需要有人把一切手工誊抄给劳动顾问。
打卡
通过终端、工牌或应用记录上下班时间。如果您需要管控工作时间和班次，例如在生产、零售或物流行业，这是合适的选择。它告诉您一个人什么时候在岗，而不是他做了什么工作。
工时表
每个人把时间记录到自己所做的工作上，可以使用计时器，也可以填写每周表格。如果您按小时计费、按订单开展工作，或者想知道一个项目真正的成本，这是合适的选择。它告诉您时间花在了哪里，其设计目的并不是取代打卡系统。
人力资源套件
它把出勤、休假、排班、文件，通常还有工资单整合在一起。如果您想用一个系统管理全部人事工作，它是有意义的。反面是成本更高，推行起来也更费力，尤其是当您最终只用到其中一部分功能时。
选择之前要问的六个问题
- 我需要衡量什么？ 出勤时间、在各项工作上花费的时间，或两者兼有。
- 谁真正在使用这些数据？ 负责工资的人想要月度汇总，负责项目的人想看每个订单的工时和利润。
- 大家是怎么工作的？ 在办公室的人可以开着计时器；在客户现场的人往往更愿意在一天或一周结束时再填写。
- 工时生效之前需要审核吗？ 如果工时会进入发票或工资单，审批环节可以避免事后更正。
- 数据如何导出？ 确认可以导出为 CSV、Excel 或 PDF，以及接收方拿到的是什么形式。
- 数据存放在哪里，谁能看到？ 员工的工时属于个人数据：请留意数据托管在哪里、谁可以查看，以及隐私告知书是怎么写的。
Klokka 的定位
Klokka 是 Kamzan 推出的员工与项目工时跟踪软件，属于工时表一类。每一小时都归属于客户、项目、子项目和任务，可以用计时器记录，也可以填写每周工时表。负责工资的人可以使用月度考勤表，支持导出为 CSV、Excel 和 PDF；负责项目的人则可以查看订单工时与利润报表。
Klokka 不是带工牌或终端的打卡系统：如果您的主要需求是管控上下班时间，更适合选择专门的考勤设备。如果您想知道公司的时间花到了哪里、带来了什么回报，那么它正是为此而设计的工具。
总结
如果需要管控工作时间，就从打卡开始。如果需要弄清时间花在什么上，就从工时表开始。如果想在一个地方管理全部员工，可以考虑人力资源套件。只要人数不多、没有人需要过分依赖这些数字，Excel 就够用。
Alex