Software de registo de horas dos colaboradores: como escolher o certo

Quem procura um software de registo de horas dos colaboradores quer, em geral, responder a uma de duas perguntas: quantas horas trabalhou cada pessoa ou em que trabalhou. Parecem a mesma pergunta, mas levam a ferramentas diferentes. Partir daqui ajuda a escolher entre um sistema de ponto e uma folha de horas, e evita comprar o produto errado.

Duas perguntas, dois tipos de software

A primeira pergunta diz respeito à presença: a que horas se entra, a que horas se sai, quantas horas vão parar ao recibo de vencimento. A segunda diz respeito ao trabalho: quanto tempo foi para um cliente, um projeto, uma encomenda, e se esse trabalho foi rentável.

Uma oficina com turnos fixos precisa sobretudo da primeira resposta. Um escritório de serviços profissionais ou uma empresa de software, da segunda. Muitas PME precisam de ambas, mas quase sempre uma pesa mais do que a outra.

Os quatro caminhos possíveis

A folha de Excel

É o ponto de partida de quase todos: não custa nada e toda a gente sabe usá-la. Aguenta enquanto as pessoas são poucas. Depois chegam os ficheiros em versões diferentes, as fórmulas partidas, as horas apontadas de memória no fim do mês e alguém que tem de copiar tudo à mão para o consultor laboral.

Para começar, pode descarregar gratuitamente o modelo de folha de presenças ou o modelo de folha de horas em Excel.

O ponto

Terminais, cartões ou aplicações com que se registam a entrada e a saída. É a escolha certa se precisa de controlar horários e turnos, por exemplo na produção, no comércio ou na logística. Diz quando uma pessoa estava presente, não em que trabalhou.

A folha de horas

Cada pessoa regista o tempo no trabalho que fez, com um temporizador ou preenchendo uma tabela semanal. É a escolha certa para quem fatura à hora, trabalha por encomendas ou quer saber quanto custa realmente um projeto. Diz em que foi o tempo e não foi pensada para substituir um sistema de ponto.

A suite de RH

Reúne presenças, férias, turnos, documentos e, muitas vezes, o processamento salarial. Faz sentido se quiser um único sistema para toda a gestão de pessoal. O reverso é que custa mais e exige uma adoção mais exigente, sobretudo se depois usar apenas parte das funcionalidades.

Seis perguntas a fazer antes de escolher

1. O que preciso de medir? Horários de presença, tempo nos trabalhos ou ambos.
2. Quem usa realmente os dados? Quem trata dos salários quer um resumo mensal; quem dirige os projetos quer ver horas e margens por encomenda.
3. Como trabalham as pessoas? Quem está no escritório pode deixar um temporizador a correr; quem está no cliente prefere muitas vezes preencher no fim do dia ou da semana.
4. É preciso um controlo antes de as horas contarem? Se as horas acabam numa fatura ou num recibo de vencimento, um passo de aprovação evita correções a posteriori.
5. Como saem os dados? Verifique se podem ser exportados em CSV, Excel ou PDF e em que forma chegam a quem os recebe.
6. Onde estão os dados e quem os vê? As horas das pessoas são dados pessoais: veja onde estão alojados, quem os pode ver e o que diz a informação de privacidade.

Onde se coloca o Klokka

O Klokka é o software da Kamzan para registar as horas de colaboradores e projetos: pertence à família das folhas de horas. Cada hora fica associada a cliente, projeto, subprojeto e atividade, e regista-se com o temporizador ou na folha de horas semanal. Para quem trata dos salários há a folha de presenças mensal, exportável em CSV, Excel e PDF; para quem dirige os projetos há as horas por encomenda e a margem.

O Klokka não é um sistema de ponto com cartões ou terminais: se a sua principal necessidade é controlar entradas e saídas, convém-lhe um relógio de ponto dedicado. Se, em vez disso, quer saber para onde vai o tempo da sua empresa e o que rende, é a ferramenta para a qual foi pensado.

Em resumo

Se precisa de controlar os horários, comece pelo ponto. Se precisa de perceber em que vai o tempo, comece pela folha de horas. Se quer gerir todo o pessoal num só sítio, pondere uma suite de RH. O Excel serve enquanto as pessoas forem poucas e ninguém precisar de confiar demasiado nos números.