Logiciel de suivi des heures des employés : bien choisir

Celui qui cherche un logiciel de suivi des heures des employés veut généralement répondre à l’une de ces deux questions : combien d’heures chaque personne a-t-elle travaillé ou sur quoi a-t-elle travaillé. Cela ressemble à la même question, mais conduit à des outils différents. Partir de là vous aide à choisir entre un système de pointage et une feuille de temps, et vous évite d’acheter le mauvais produit.

Deux questions, deux types de logiciel

La première question concerne la présence : à quelle heure on arrive, à quelle heure on part, combien d’heures arrivent sur la fiche de paie. La seconde concerne le travail : combien de temps est passé sur un client, un projet, une commande, et si ce travail a été rentable.

Un atelier avec des horaires fixes a surtout besoin de la première réponse. Un cabinet de services ou une société de logiciels, de la seconde. Beaucoup de PME ont besoin des deux, mais presque toujours l’une pèse plus que l’autre.

Les quatre voies possibles

Le tableur Excel

C’est le point de départ de presque tout le monde : il ne coûte rien et tout le monde sait s’en servir. Il tient tant que les personnes sont peu nombreuses. Puis arrivent les fichiers en versions différentes, les formules cassées, les heures notées de mémoire en fin de mois et quelqu’un qui doit tout recopier à la main pour le conseiller du travail.

Pour commencer, vous pouvez télécharger gratuitement le modèle de feuille de présence ou le modèle de feuille de temps en Excel.

Le pointage

Terminaux, badges ou applications avec lesquels on enregistre l’arrivée et le départ. C’est le bon choix si vous devez contrôler les horaires et les équipes, par exemple en production, dans le commerce ou la logistique. Il indique quand une personne était là, pas sur quoi elle a travaillé.

La feuille de temps

Chaque personne enregistre son temps sur le travail effectué, avec un chronomètre ou en remplissant un tableau hebdomadaire. C’est le bon choix pour qui facture à l’heure, travaille sur commande ou veut savoir ce que coûte réellement un projet. Elle indique où le temps est passé, et n’est pas conçue pour remplacer un système de pointage.

La suite RH

Elle réunit présences, congés, plannings, documents et souvent la paie. Elle a du sens si vous voulez un système unique pour toute la gestion du personnel. Revers de la médaille : elle coûte plus cher et demande une adoption plus exigeante, surtout si vous n’utilisez finalement qu’une partie des fonctions.

Six questions à se poser avant de choisir

1. Que dois-je mesurer ? Les horaires de présence, le temps passé sur les travaux ou les deux.
2. Qui utilise vraiment les données ? Qui s’occupe de la paie veut un récapitulatif mensuel ; qui pilote les projets veut voir heures et marges par commande.
3. Comment les personnes travaillent-elles ? Celles qui sont au bureau peuvent laisser un chronomètre tourner ; celles qui sont chez le client préfèrent souvent remplir en fin de journée ou de semaine.
4. Faut-il un contrôle avant que les heures comptent ? Si les heures finissent sur une facture ou une fiche de paie, une étape de validation évite les corrections a posteriori.
5. Comment sortent les données ? Vérifiez qu’elles peuvent être exportées en CSV, Excel ou PDF, et sous quelle forme elles parviennent à leur destinataire.
6. Où sont les données et qui les voit ? Les heures des personnes sont des données personnelles : regardez où elles sont hébergées, qui peut les voir et ce que dit la notice d’information.

Où se situe Klokka

Klokka est le logiciel de Kamzan pour suivre les heures des employés et des projets : il appartient à la famille des feuilles de temps. Chaque heure est rattachée à un client, un projet, un sous-projet et une activité, et s’enregistre avec le chronomètre ou dans la feuille de temps hebdomadaire. Pour qui s’occupe de la paie, il y a la feuille de présence mensuelle, exportable en CSV, Excel et PDF ; pour qui pilote les projets, il y a les heures par commande et la marge.

Klokka n’est pas un système de pointage avec badges ou terminaux : si votre besoin principal est de contrôler les arrivées et les départs, mieux vaut une pointeuse dédiée. Si en revanche vous voulez savoir où va le temps de votre entreprise et ce qu’il rapporte, c’est l’outil pour lequel il a été conçu.

En résumé

Si vous devez contrôler les horaires, partez du pointage. Si vous devez comprendre à quoi sert le temps, partez de la feuille de temps. Si vous voulez gérer tout le personnel au même endroit, envisagez une suite RH. Excel convient tant que les personnes sont peu nombreuses et que personne n’a trop besoin de se fier aux chiffres.