Software per tracciare le ore dei dipendenti: come scegliere quello giusto
Chi cerca un software per tracciare le ore dei dipendenti di solito vuole rispondere a una di due domande: quante ore ha lavorato ogni persona oppure su cosa ha lavorato. Sembrano la stessa domanda, ma portano a strumenti diversi. Partire da qui evita di comprare il prodotto sbagliato.
Due domande, due tipi di software
La prima domanda riguarda la presenza: a che ora si entra, a che ora si esce, quante ore finiscono in busta paga. La seconda riguarda il lavoro: quanto tempo è andato su un cliente, un progetto, una commessa, e se quel lavoro ha reso.
Un’officina con turni fissi ha bisogno soprattutto della prima risposta. Uno studio professionale o una software house, della seconda. Molte PMI hanno bisogno di entrambe, ma quasi sempre una pesa più dell’altra.
Le quattro strade possibili
Il foglio Excel
È il punto di partenza di quasi tutti: costa zero e lo sanno usare tutti. Regge finché le persone sono poche. Poi arrivano i file in versioni diverse, le formule rotte, le ore segnate a memoria a fine mese e qualcuno che deve ricopiare tutto a mano per il consulente del lavoro.
Per iniziare puoi scaricare gratis il modello di foglio presenze o il modello di timesheet in Excel.
La timbratura
Terminali, badge o app con cui si registrano entrata e uscita. È la scelta giusta se devi controllare orari e turni, per esempio in produzione, nel commercio o nella logistica. Dice quando una persona c’era, non su cosa ha lavorato.
Il timesheet
Ogni persona registra il tempo sul lavoro che ha fatto, con un timer oppure compilando una tabella settimanale. È la scelta giusta per chi fattura a ore, lavora su commesse o vuole sapere quanto costa davvero un progetto. Dice su cosa è andato il tempo, e non è pensato per sostituire un sistema di timbratura.
La suite HR
Mette insieme presenze, ferie, turni, documenti e spesso le buste paga. Ha senso se vuoi un unico sistema per tutta la gestione del personale. Il rovescio è che costa di più e chiede un’adozione più impegnativa, soprattutto se poi usi solo una parte delle funzioni.
Sei domande da fare prima di scegliere
- Cosa devo misurare? Orari di presenza, tempo sui lavori o entrambi.
- Chi usa davvero i dati? Chi fa le paghe vuole un riepilogo mensile, chi guida i progetti vuole vedere ore e margini per commessa.
- Come lavorano le persone? Chi è in ufficio può tenere un timer acceso, chi è dal cliente spesso preferisce compilare a fine giornata o a fine settimana.
- Serve un controllo prima che le ore contino? Se le ore finiscono in fattura o in busta paga, un passaggio di approvazione evita correzioni a posteriori.
- Come escono i dati? Controlla che si possano esportare in CSV, Excel o PDF, e in che forma arrivano a chi li riceve.
- Dove stanno i dati e chi li vede? Le ore delle persone sono dati personali: guarda dove sono ospitati, chi può vederli e cosa dice l’informativa.
Dove si colloca Klokka
Klokka è il software di Kamzan per tracciare le ore di dipendenti e progetti: appartiene alla famiglia dei timesheet. Ogni ora sta su cliente, progetto, sotto-progetto e attività, e si registra con il timer oppure nel timesheet settimanale. Per chi fa le paghe c’è il foglio presenze mensile, esportabile in CSV, Excel e PDF; per chi guida i progetti ci sono le ore su commessa e la marginalità.
Klokka non è un sistema di timbratura con badge o terminali: se la tua esigenza principale è controllare entrate e uscite, ti conviene un rilevatore presenze dedicato. Se invece vuoi sapere dove va il tempo della tua azienda e cosa rende, è lo strumento per cui è stato pensato.
In sintesi
Se devi controllare gli orari, parti dalla timbratura. Se devi capire su cosa va il tempo, parti dal timesheet. Se vuoi gestire tutto il personale in un posto solo, valuta una suite HR. Excel va bene finché le persone sono poche e nessuno deve fidarsi troppo dei numeri.
Alex