Planificar una reunión

En la página «Reuniones», arriba a la derecha: «Nueva reunión» abre un desplegable con dos opciones — «Iniciar una reunión ahora» y «Programar reunión» («Configura opciones y añade al calendario»). Desde el Dashboard el mismo recorrido parte del recuadro «Programar una reunión»; desde el teléfono, del + de abajo. Se abre la ventana «Nueva reunión», con cuatro pestañas arriba que son los pasos: «Información», «Opciones», «Invitaciones», «Resumen». Abajo, «Siguiente» e «Atrás».

Si no ves «Nueva reunión», crear reuniones es un privilegio de la tipología de usuario («Creazione meeting»).

1. «Información»

El primer campo es el título («Introduce un título para la reunión»); debajo, «Añadir descripción» abre el campo de texto. Luego dos recuadros con interruptor:

• «Añadir al calendario» — «El evento se añadirá automáticamente a tu calendario». Encendido, debajo aparecen tus calendarios para marcar («Selecciona al menos un calendario.», hasta «Máximo 5 calendarios por reunión»).
• «Indicar que estoy ocupado en el calendario de empresa» — ver la página sobre el calendario de empresa.

Después «Cuándo» (fecha y hora) y «Duración» (horas y minutos).

⚠️ «Se repite», «Tipo de recurrencia» y «Recordatorio» aparecen solo con «Añadir al calendario» encendido. Los recordatorios son chips que se marcan («5 min» … «1 día», cinco como máximo); si los quitas todos lees «Sin recordatorios — los participantes no recibirán notificaciones previas a la llamada.»

2. «Opciones»

De arriba abajo: «Modo» («Reunión (todos participan)» o «Webinar (solo el organizador transmite)»), luego — si tienes el privilegio — el interruptor «Cifrado de extremo a extremo», luego «Contraseña (opcional)» («Si se establece, los participantes deberán ingresarla para unirse») y cuatro interruptores:

• «Permitir acceso de invitados» — apagado, solo entra quien tiene una cuenta de tu organización.
• «Habilitar sala de espera» — bajo el interruptor lees qué pasa: encendido, «Los participantes esperarán la aprobación del organizador antes de entrar en la sala.»; apagado, «Cualquiera con el enlace entrará directamente en la sala tras introducir nombre y apellido. No se requiere aprobación.»
• «Habilitar chat».
• «Habilitar compartir pantalla» — encendido, debajo aparece «Todos pueden compartir sin solicitarlo»: apagado vale «Solo el organizador y los coanfitriones pueden compartir; los demás deben solicitar permiso.»

3. «Invitaciones»

Arriba «Empresa» (o «Vínculos», si la empresa usa Klokka) para vincular la reunión a un cliente. Luego el recuadro «Participantes»: se escribe una dirección en «Introduce email…» y se pulsa Intro o «Añadir» — valen también direcciones externas. Debajo, la «Idioma de los invitados» y los «Permisos de los participantes». El recuadro «Co-anfitriones» es para quien te echa una mano: «Los co-anfitriones pueden gestionar la reunión como el anfitrión (silenciar, expulsar, compartir pantalla, etc.)»

⚠️ El recuadro de los participantes está solo si en el primer paso has encendido «Añadir al calendario»: si no, lees «Para enviar invitaciones, selecciona un calendario en el paso 1». Las invitaciones viajan con el evento.

4. «Resumen»

Un último vistazo: lo que no has configurado aparece como «Sin definir». Abajo a la derecha, «Crear reunión».

Si te equivocas en algo

«Introduce un título para la reunión», «Selecciona fecha y hora», «Selecciona al menos un calendario» y «La fecha y la hora de inicio no pueden estar en el pasado.» aparecen en rojo bajo el campo, y «Siguiente» no avanza hasta que lo arregles.

Modificar después

En la fila de la reunión, el icono «Editar» vuelve a abrir la misma ventana («Editar reunión») con solo los pasos «Información» y «Opciones», y el botón «Guardar».

Preguntas a las que responde esta guía

• cómo programo una reunión
• cómo pongo la reunión en el calendario
• cómo pongo una contraseña a la reunión
• cómo decido quién puede compartir la pantalla
• cómo configuro los recordatorios de la reunión
• dónde está el botón para crear una reunión