Ein Meeting planen

Auf der Seite «Meetings», oben rechts: «Neues Meeting» öffnet ein Aufklappmenü mit zwei Einträgen — «Ein Sofort-Meeting starten» und «Meeting planen» («Optionen festlegen und zum Kalender hinzufügen»). Vom Dashboard aus beginnt derselbe Weg bei der Kachel «Ein Meeting planen»; am Telefon beim + unten. Es öffnet sich das Fenster «Neues Meeting», mit vier Reitern oben, die die Schritte sind: «Informationen», «Optionen», «Einladungen», «Zusammenfassung». Unten «Weiter» und «Zurück».

Wenn du «Neues Meeting» nicht siehst, ist das Erstellen von Meetings ein Privileg des Benutzertyps («Creazione meeting»).

1. «Informationen»

Das erste Feld ist der Titel («Titel für das Meeting eingeben»); darunter öffnet «Beschreibung hinzufügen» das Textfeld. Dann zwei Kästen mit Schalter:

• «Zum Kalender hinzufügen» — «Das Ereignis wird automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt». Eingeschaltet erscheinen darunter deine Kalender zum Anhaken («Wählen Sie mindestens einen Kalender aus.», bis «Maximal 5 Kalender pro Meeting»).
• «Auf dem Firmenkalender als beschäftigt anzeigen» — siehe die Seite zum Firmenkalender.

Dann «Wann» (Datum und Uhrzeit) und «Dauer» (Stunden und Minuten).

⚠️ «Wiederholung», «Wiederholungstyp» und «Erinnerung» erscheinen nur bei eingeschaltetem «Zum Kalender hinzufügen». Die Erinnerungen sind Chips zum Anhaken («5 Min.» … «1 Tag», höchstens fünf); entfernst du alle, liest du «Keine Erinnerungen — die Teilnehmer erhalten keine Benachrichtigungen vor dem Anruf.»

2. «Optionen»

Von oben: «Modus» («Meeting (alle nehmen teil)» oder «Webinar (nur der Organisator überträgt)»), dann — wenn du das Privileg hast — der Schalter «Ende-zu-Ende-Verschlüsselung», dann «Passwort (optional)» («Wenn festgelegt, müssen die Teilnehmer es zum Beitreten eingeben») und vier Schalter:

• «Gastzugang erlauben» — ausgeschaltet kommt nur herein, wer ein Konto in deiner Organisation hat.
• «Wartebereich aktivieren» — unter dem Schalter liest du, was passiert: eingeschaltet «Die Teilnehmer warten auf die Genehmigung des Organisators, bevor sie den Raum betreten.»; ausgeschaltet «Jeder mit dem Link betritt den Raum direkt, nachdem er Vor- und Nachnamen angegeben hat. Keine Genehmigung erforderlich.»
• «Chat aktivieren».
• «Bildschirmfreigabe aktivieren» — eingeschaltet erscheint darunter «Alle können ohne Anfrage teilen»: ausgeschaltet gilt «Nur Organisator und Co-Hosts können teilen; andere müssen eine Erlaubnis anfordern.»

3. «Einladungen»

Oben «Unternehmen» (oder «Verknüpfungen», wenn das Unternehmen Klokka nutzt), um das Meeting mit einem Kunden zu verknüpfen. Dann der Kasten «Teilnehmer»: man tippt eine Adresse in «E-Mail eingeben…» und drückt Enter oder «Hinzufügen» — auch externe Adressen gehen. Darunter die «Sprache der Eingeladenen» und die «Teilnehmerberechtigungen». Der Kasten «Co-Hosts» ist für die, die dir helfen: «Co-Hosts können das Meeting wie der Host verwalten (stummschalten, entfernen, Bildschirmfreigabe usw.)»

⚠️ Den Teilnehmerkasten gibt es nur, wenn du im ersten Schritt «Zum Kalender hinzufügen» eingeschaltet hast: sonst liest du «Um Einladungen zu senden, wählen Sie in Schritt 1 einen Kalender aus». Die Einladungen reisen mit dem Termin.

4. «Zusammenfassung»

Ein letzter Blick: was du nicht eingestellt hast, erscheint als «Nicht festgelegt». Unten rechts «Meeting erstellen».

Wenn etwas nicht stimmt

«Titel für das Meeting eingeben», «Datum und Uhrzeit wählen», «Wählen Sie mindestens einen Kalender» und «Startdatum und -uhrzeit dürfen nicht in der Vergangenheit liegen.» erscheinen rot unter dem Feld, und «Weiter» geht nicht weiter, bis du es behoben hast.

Später ändern

In der Meeting-Zeile öffnet das Symbol «Bearbeiten» dasselbe Fenster wieder («Meeting bearbeiten»), nur mit den Schritten «Informationen» und «Optionen» und dem Button «Speichern».

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie plane ich ein Meeting
• wie trage ich das Meeting in den Kalender ein
• wie setze ich ein Passwort für das Meeting
• wie entscheide ich, wer den Bildschirm teilen darf
• wie stelle ich die Erinnerungen für das Meeting ein
• wo ist der Button zum Erstellen eines Meetings