Planifier une réunion

Sur la page «Réunions», en haut à droite : «Nouvelle réunion» ouvre un menu avec deux entrées — «Démarrer une réunion instantanée» et «Planifier une réunion» («Configurer les options et ajouter au calendrier»). Depuis le Dashboard, le même parcours part de la carte «Planifier une réunion» ; sur téléphone, du + en bas. La fenêtre «Nouvelle réunion» s’ouvre, avec quatre onglets en haut qui sont les étapes : «Informations», «Options», «Invitations», «Récapitulatif». En bas, «Suivant» et «Retour».

Si tu ne vois pas «Nouvelle réunion», créer des réunions est un privilège du type d’utilisateur («Creazione meeting»).

1. «Informations»

Le premier champ est le titre («Saisissez un titre pour la réunion») ; en dessous, «Ajouter une description» ouvre le champ de texte. Puis deux cadres avec interrupteur :

• «Ajouter au calendrier» — «L’événement sera automatiquement ajouté à votre calendrier». Allumé, tes calendriers apparaissent en dessous à cocher («Sélectionnez au moins un calendrier.», jusqu’à «Maximum 5 calendriers par réunion»).
• «Signaler que je suis occupé sur le calendrier d’entreprise» — voir la page sur le calendrier d’entreprise.

Puis «Quand» (date et heure) et «Durée» (heures et minutes).

⚠️ «Se répète», «Type de récurrence» et «Rappel» n’apparaissent qu’avec «Ajouter au calendrier» allumé. Les rappels sont des puces à cocher («5 min» … «1 jour», cinq au maximum) ; si tu les enlèves toutes tu lis «Aucun rappel — les participants ne recevront pas de notification avant l’appel.»

2. «Options»

De haut en bas : «Mode» («Réunion (tout le monde participe)» ou «Webinaire (seul l’organisateur diffuse)»), puis — si tu as le privilège — l’interrupteur «Chiffrement de bout en bout», puis «Mot de passe (facultatif)» («S’il est défini, les participants devront le saisir pour rejoindre») et quatre interrupteurs :

• «Autoriser l’accès invité» — éteint, seuls ceux qui ont un compte dans ton organisation entrent.
• «Activer la salle d’attente» — sous l’interrupteur tu lis ce qui se passe : allumé, «Les participants attendront l’approbation de l’organisateur avant d’entrer dans la salle.» ; éteint, «Toute personne disposant du lien entrera directement dans la salle, après avoir indiqué ses nom et prénom. Aucune approbation requise.»
• «Activer le chat».
• «Activer le partage d’écran» — allumé, «Tout le monde peut partager sans demande» apparaît en dessous : éteint, cela vaut «Seuls l’organisateur et les co-hosts peuvent partager ; les autres doivent demander la permission.»

3. «Invitations»

En haut «Entreprise» (ou «Liens», si l’entreprise utilise Klokka) pour rattacher la réunion à un client. Puis le cadre «Participants» : on tape une adresse dans «Saisissez l’e-mail…» et on appuie sur Entrée ou «Ajouter» — les adresses externes marchent aussi. En dessous, la «Langue des invités» et les «Permissions des participants». Le cadre «Co-hosts» est pour qui te donne un coup de main : «Les co-hosts peuvent gérer la réunion comme l’hôte (couper le micro, expulser, partager l’écran, etc.)»

⚠️ Le cadre des participants n’est là que si à la première étape tu as allumé «Ajouter au calendrier» : sinon tu lis «Pour envoyer des invitations, sélectionnez un calendrier à l’étape 1». Les invitations voyagent avec l’événement.

4. «Récapitulatif»

Un dernier coup d’œil : ce que tu n’as pas réglé apparaît comme «Non défini». En bas à droite, «Créer la réunion».

Si tu te trompes

«Saisissez un titre pour la réunion», «Sélectionner la date et l’heure», «Sélectionnez au moins un calendrier» et «La date et l’heure de début ne peuvent pas être dans le passé.» apparaissent en rouge sous le champ, et «Suivant» n’avance pas tant que tu n’as pas corrigé.

Modifier après coup

Sur la ligne de la réunion, l’icône «Modifier» rouvre la même fenêtre («Modifier la réunion») avec seulement les étapes «Informations» et «Options», et le bouton «Enregistrer».

Questions auxquelles répond ce guide

• comment programmer une réunion
• comment mettre la réunion dans le calendrier
• comment mettre un mot de passe sur la réunion
• comment décider qui peut partager l'écran
• comment régler les rappels de la réunion
• où est le bouton pour créer une réunion