Pianificare una riunione

Nella pagina «Meeting», in alto a destra: «Nuovo meeting» apre una tendina con due voci — «Avvia una riunione adesso» e «Pianifica riunione» («Configura opzioni e aggiungi al calendario»). Dalla Dashboard lo stesso percorso parte dal riquadro «Pianifica una riunione»; dal telefono dal + in basso. Si apre la finestra «Nuovo meeting», con quattro linguette in alto che sono i passi: «Informazioni», «Opzioni», «Inviti», «Riepilogo». In basso «Avanti» e «Indietro».

Se non vedi «Nuovo meeting», creare riunioni e’ un privilegio della tipologia utente («Creazione meeting»).

1. «Informazioni»

Il primo campo e’ il titolo («Inserisci titolo per il meeting»); sotto, «Aggiungi descrizione» apre il campo del testo. Poi due riquadri con interruttore:

• «Aggiungi al calendario» — «L’evento verrà aggiunto automaticamente al tuo calendario». Acceso, sotto compaiono i tuoi calendari da spuntare («Seleziona almeno un calendario.», fino a «Massimo 5 calendari per riunione»).
• «Segnala che sono occupato sul calendario aziendale» — vedi la pagina sul calendario aziendale.

Poi «Quando» (data e ora) e «Durata» (ore e minuti).

⚠️ «Si ripete», «Tipo ricorrenza» e «Promemoria» compaiono solo con «Aggiungi al calendario» acceso. I promemoria sono chip da spuntare («5 min» … «1 giorno», al massimo cinque); se li togli tutti leggi «Nessun promemoria — i partecipanti non riceveranno notifiche pre-call.»

2. «Opzioni»

Dall’alto: «Modalità» («Meeting (tutti partecipano)» o «Webinar (solo l’organizzatore trasmette)»), poi — se ne hai il privilegio — l’interruttore «Crittografia end-to-end», poi «Password (opzionale)» («Se impostata, i partecipanti dovranno inserirla per accedere») e quattro interruttori:

• «Consenti accesso ospiti» — spento, entra solo chi ha un account della tua organizzazione.
• «Abilita sala d’attesa» — sotto l’interruttore leggi cosa succede: acceso, «I partecipanti aspetteranno l’approvazione dell’organizzatore prima di entrare nella stanza.»; spento, «Chiunque abbia il link entrerà direttamente nella stanza, dopo aver inserito nome e cognome. Nessuna approvazione richiesta.»
• «Abilita chat».
• «Abilita condivisione schermo» — acceso, sotto compare «Tutti possono condividere senza richiesta»: spento vale «Solo organizzatore e co-host possono condividere; gli altri devono richiedere il permesso.»

3. «Inviti»

In alto «Azienda» (o «Collegamenti», se l’azienda usa Klokka) per collegare la riunione a un cliente. Poi il riquadro «Partecipanti»: si scrive un indirizzo in «Inserisci email…» e si preme Invio o «Aggiungi» — valgono anche indirizzi esterni. Sotto, la «Lingua degli invitati» e i «Permessi dei partecipanti». Il riquadro «Co-host» serve per chi ti da’ una mano: «I co-host possono gestire il meeting come l’host (mutare, espellere, condivisione schermo, ecc.)»

⚠️ Il riquadro dei partecipanti c’e’ solo se nel primo passo hai acceso «Aggiungi al calendario»: altrimenti leggi «Per inviare inviti, seleziona un calendario nello step 1». Gli inviti viaggiano con l’evento.

4. «Riepilogo»

Un ultimo sguardo: quello che non hai impostato compare come «Non impostato». In basso a destra «Crea meeting».

Se sbagli qualcosa

«Inserisci un titolo per il meeting», «Seleziona data e ora», «Seleziona almeno un calendario» e «La data e l’ora di inizio non possono essere nel passato.» compaiono in rosso sotto il campo, e «Avanti» non procede finche’ non sistemi.

Modificare dopo

Sulla riga della riunione, l’icona «Modifica» riapre la stessa finestra («Modifica meeting») con i soli passi «Informazioni» e «Opzioni», e il pulsante «Salva».

Domande a cui risponde questa guida

• come programmo una riunione
• come metto la riunione in calendario
• come metto una password alla riunione
• come decido chi puo' condividere lo schermo
• come imposto i promemoria della riunione
• dove sta il pulsante per creare una riunione