Planear uma reunião

Na página «Reuniões», em cima à direita: «Nova reunião» abre um menu com duas opções — «Iniciar uma reunião instantânea» e «Agendar reunião» («Configurar opções e adicionar ao calendário»). No Dashboard o mesmo percurso parte do cartão «Agendar uma reunião»; no telemóvel, do + em baixo. Abre-se a janela «Nova reunião», com quatro separadores em cima que são os passos: «Informações», «Opções», «Convites», «Resumo». Em baixo, «Seguinte» e «Voltar».

Se não vês «Nova reunião», criar reuniões é um privilégio da tipologia de utilizador («Creazione meeting»).

1. «Informações»

O primeiro campo é o título («Introduza um título para a reunião»); por baixo, «Adicionar descrição» abre o campo de texto. Depois dois quadros com interruptor:

• «Adicionar ao calendário» — «O evento será adicionado automaticamente ao seu calendário». Ligado, por baixo aparecem os teus calendários para marcar («Selecione pelo menos um calendário.», até «Máximo de 5 calendários por reunião»).
• «Assinalar que estou ocupado no calendário da empresa» — ver a página sobre o calendário da empresa.

Depois «Quando» (data e hora) e «Duração» (horas e minutos).

⚠️ «Repete-se», «Tipo de recorrência» e «Lembrete» só aparecem com «Adicionar ao calendário» ligado. Os lembretes são chips para marcar («5 min» … «1 dia», cinco no máximo); se os tirares todos lês «Sem lembretes — os participantes não receberão notificações antes da chamada.»

2. «Opções»

De cima para baixo: «Modo» («Reunião (todos participam)» ou «Webinar (apenas o organizador transmite)»), depois — se tiveres o privilégio — o interruptor «Criptografia de ponta a ponta», depois «Palavra-passe (opcional)» («Se definida, os participantes terão de a introduzir para participar») e quatro interruptores:

• «Permitir acesso de convidados» — desligado, só entra quem tem uma conta da tua organização.
• «Ativar sala de espera» — por baixo do interruptor lês o que acontece: ligado, «Os participantes aguardarão a aprovação do organizador antes de entrar na sala.»; desligado, «Qualquer pessoa com a ligação entrará diretamente na sala, depois de indicar o nome e o apelido. Não é necessária aprovação.»
• «Ativar chat».
• «Ativar partilha de ecrã» — ligado, por baixo aparece «Todos podem partilhar sem pedido»: desligado vale «Apenas o organizador e os coorganizadores podem partilhar; os restantes têm de pedir permissão.»

3. «Convites»

Em cima «Empresa» (ou «Ligações», se a empresa usa o Klokka) para ligar a reunião a um cliente. Depois o quadro «Participantes»: escreve-se um endereço em «Introduza o e-mail…» e carrega-se em Enter ou «Adicionar» — servem também endereços externos. Por baixo, a «Idioma dos convidados» e as «Permissões dos participantes». O quadro «Coorganizadores» é para quem te dá uma ajuda: «Os coorganizadores podem gerir a reunião como o anfitrião (silenciar, expulsar, partilhar ecrã, etc.)»

⚠️ O quadro dos participantes só existe se no primeiro passo ligaste «Adicionar ao calendário»: senão lês «Para enviar convites, selecione um calendário no passo 1». Os convites viajam com o evento.

4. «Resumo»

Um último olhar: o que não configuraste aparece como «Não definido». Em baixo à direita, «Criar reunião».

Se te enganares em algo

«Introduza um título para a reunião», «Selecionar data e hora», «Selecione pelo menos um calendário» e «A data e a hora de início não podem estar no passado.» aparecem a vermelho por baixo do campo, e «Seguinte» não avança até corrigires.

Alterar depois

Na linha da reunião, o ícone «Editar» reabre a mesma janela («Editar reunião») só com os passos «Informações» e «Opções», e o botão «Guardar».

Perguntas a que este guia responde

• como agendo uma reunião
• como ponho a reunião no calendário
• como ponho uma palavra-passe na reunião
• como decido quem pode partilhar o ecrã
• como configuro os lembretes da reunião
• onde está o botão para criar uma reunião