Studio Mele: documentos a los clientes con acuse de lectura, sin perder la identidad del despacho
Desde hace más de cincuenta años Studio Mele asiste en Bolonia y Rímini a empresas y grupos de pequeño y mediano tamaño como asesores fiscales y auditores de cuentas. Con Kamzan entrega los documentos a los clientes sabiendo quién los ha visto, protege su propio conocimiento y trabaja sobre los archivos a la vez dentro del despacho.
La necesidad de partida
«Buscábamos una solución que nos permitiera distribuir la documentación a nuestros clientes, con la posibilidad de obtener también una confirmación de su recepción, sin perder el foco en nuestra identidad visual.»
«Evaluamos numerosas alternativas, pero Kamzan resultó enseguida la plataforma ideal para nuestro objetivo, también porque, a diferencia de la competencia, Kamzan no envía ni un solo correo promocional a los usuarios registrados en la plataforma, un aspecto fundamental para nosotros.»
Cómo Studio Mele usa Kamzan
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Entrega con acuse de lectura, y solo lectura donde hace falta
Poder aplicar a la documentación compartida la «notificación de carga y acuse de lectura» y la nueva función de «solo lectura» (tras el bloqueo de descarga) son dos de las características que más apreciamos de la plataforma: nos permiten compartir con tranquilidad incluso nuestro conocimiento, protegiendo los derechos de autor.
El balance llega a la carpeta del cliente, el cliente recibe la notificación y el despacho sabe cuándo lo ha abierto. Las circulares y los dictámenes del despacho se leen pero no se descargan.
Compartir y enlaces públicos en Files -
Los datos del cliente siguen siendo suyos, y lo ve
Tener siempre disponible la «Política de protección de datos» en cada cuenta registrada en la plataforma nos permite dejar claro desde el principio a nuestros clientes que sus datos están seguros y se utilizan exclusivamente en el ámbito de ese proceso de intercambio.
Ningún correo promocional a los clientes del despacho, servidores en Europa, política visible en cada acceso: para un despacho que maneja balances y datos fiscales es parte del servicio, no un detalle.
Seguridad y conservación en Files -
Dentro del despacho: permisos por tipo de usuario y trabajo simultáneo
Poder compartir internamente archivos y carpetas con distintos privilegios de acceso según el tipo de usuario, y poder trabajar de forma simultánea sobre documentos DOCX y XLSX gracias al editor colaborativo integrado, son dos de los motivos por los que usamos Kamzan dentro de nuestro despacho.
Socios, colaboradores y becarios ven lo que les compete; un cuadro en Excel se rellena entre dos sin enviarse versiones. «En los últimos meses hemos ampliado el uso de la plataforma empezando a usar el uso compartido externo mediante enlace público, que antes hacíamos con una plataforma de la competencia.»
Trabajar con documentos en Files
Kamzan es una plataforma que encuentra cada vez nuevos ámbitos de uso en los procesos de nuestro despacho, no solo en la gestión documental.
Las citas proceden de la entrevista concedida a Kamzan en 2023 por Matteo Mele y Elisa Pagliarani para Studio Mele, traducidas del italiano. El caso de uso para asesorías fiscales nace de esta experiencia.
Alex