Studio Mele: documentos aos clientes com tomada de conhecimento, sem perder a identidade do escritório
Há mais de cinquenta anos o Studio Mele assiste em Bolonha e Rimini empresas e grupos de pequena e média dimensão como contabilistas certificados e revisores oficiais de contas. Com a Kamzan entrega os documentos aos clientes sabendo quem os viu, protege o seu know-how e trabalha nos ficheiros em simultâneo dentro do escritório.
A necessidade de partida
«Procurávamos uma solução que nos permitisse distribuir a documentação aos nossos clientes, com a possibilidade de obter também um feedback sobre a tomada de conhecimento da mesma, sem perder o foco na nossa identidade visual.»
«Avaliámos numerosas alternativas, mas a Kamzan revelou-se de imediato a plataforma ideal para o nosso objetivo, também porque, ao contrário dos concorrentes, a Kamzan não envia um único e-mail promocional aos utilizadores registados na plataforma, um aspeto fundamental para nós.»
Como a Studio Mele usa a Kamzan
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Entrega com tomada de conhecimento, e só leitura onde é preciso
A possibilidade de aplicar à documentação partilhada a “Notificação de carregamento e tomada de conhecimento” e a nova funcionalidade de “Só leitura” (na sequência do bloqueio de transferência) são duas das funcionalidades que mais apreciamos na plataforma e que permitem partilhar com tranquilidade também os nossos conhecimentos, protegendo os direitos de autor.
O balanço chega à pasta do cliente, o cliente recebe a notificação e o escritório sabe quando o abriu. As circulares e os pareceres do escritório leem-se mas não se transferem.
Partilha e ligações públicas no Files -
Os dados do cliente continuam a ser seus, e ele vê-o
Ter sempre disponível a “Política de proteção de dados” em cada conta registada na plataforma permite-nos evidenciar desde o início junto dos nossos clientes que os seus dados estão seguros e que são usados exclusivamente no âmbito daquele processo de partilha.
Nenhum e-mail promocional aos clientes do escritório, servidores na Europa, informação visível em cada acesso: para um escritório que trata balanços e dados fiscais é parte do serviço, não um pormenor.
Segurança e conservação no Files -
Dentro do escritório: permissões por tipologia e trabalho simultâneo
Poder partilhar internamente ficheiros e pastas com diferentes privilégios de acesso consoante a tipologia de utilizador, poder trabalhar em simultâneo em documentos DOCX e XLSX graças ao editor colaborativo integrado, são dois dos aspetos pelos quais usamos a Kamzan dentro do nosso escritório.
Sócios, colaboradores e estagiários veem o que lhes compete; um mapa em Excel preenche-se a dois sem trocar versões. «Nos últimos meses alargámos a utilização da plataforma, começando a usar a partilha externa por ligação pública, que antes fazíamos com uma plataforma concorrente.»
Trabalhar nos documentos no Files
A Kamzan é uma plataforma que encontra numerosos e sempre novos âmbitos de utilização nos processos do nosso escritório, não só ao nível da gestão documental.
As citações são retiradas da entrevista concedida à Kamzan em 2023 por Matteo Mele e Elisa Pagliarani em nome do Studio Mele. O caso de utilização para os escritórios de contabilidade nasce desta experiência.
Alex