Studio Mele : des documents aux clients avec prise de connaissance, sans perdre l’identité du cabinet
Depuis plus de cinquante ans, Studio Mele assiste à Bologne et Rimini des entreprises et groupes de petite et moyenne taille en tant qu’experts-comptables et commissaires aux comptes. Avec Kamzan, le cabinet remet les documents aux clients en sachant qui les a vus, protège son savoir-faire et travaille sur les fichiers simultanément au sein du cabinet.
Le besoin de départ
« Nous cherchions une solution qui nous permette de distribuer la documentation à nos clients, avec aussi la possibilité d’obtenir un retour sur leur prise de connaissance, sans perdre le focus sur notre identité visuelle. »
« Nous avons examiné de nombreuses alternatives, mais Kamzan s’est tout de suite révélé la plateforme idéale pour notre objectif, aussi parce que, contrairement aux concurrents, Kamzan n’envoie pas le moindre e-mail promotionnel aux utilisateurs enregistrés sur la plateforme, un aspect fondamental pour nous. »
Comment Studio Mele utilise Kamzan
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Remise avec prise de connaissance, et lecture seule là où c’est nécessaire
La possibilité d’appliquer à la documentation partagée la « Notification de dépôt et de prise de connaissance » et la nouvelle fonctionnalité de « Lecture seule » (avec blocage du téléchargement) sont deux des fonctionnalités que nous apprécions le plus sur la plateforme et qui permettent de partager sereinement même nos connaissances, en protégeant le droit d’auteur.
Le bilan arrive dans le dossier du client, le client reçoit la notification et le cabinet sait quand il l’a ouvert. Les circulaires et les avis du cabinet se lisent mais ne se téléchargent pas.
Partage et liens publics dans Files -
Les données du client restent les siennes, et il le voit
Le fait d’avoir toujours disponible la « Politique de protection des données » dans chaque compte enregistré sur la plateforme nous permet de souligner dès le départ auprès de nos clients que leurs données sont en sécurité et qu’elles sont utilisées exclusivement dans le cadre de ce processus de partage.
Aucun e-mail promotionnel aux clients du cabinet, serveurs en Europe, politique visible à chaque accès : pour un cabinet qui traite bilans et données fiscales, c’est une partie du service, pas un détail.
Sécurité et conservation dans Files -
Au sein du cabinet : permissions par type et travail simultané
Pouvoir partager en interne fichiers et dossiers avec différents privilèges d’accès selon le type d’utilisateur, pouvoir travailler simultanément sur des documents DOCX et XLSX grâce à l’éditeur collaboratif intégré, sont deux des aspects pour lesquels nous utilisons Kamzan au sein de notre cabinet.
Associés, collaborateurs et stagiaires voient ce qui les concerne ; un tableau Excel se remplit à deux sans s’envoyer des versions. « Ces derniers mois, nous avons élargi l’utilisation de la plateforme en commençant à utiliser le partage externe par lien public, que nous faisions auparavant avec une plateforme concurrente. »
Travailler sur les documents dans Files
Kamzan est une plateforme qui trouve de nombreux domaines d’utilisation, toujours nouveaux, dans les processus de notre cabinet, pas seulement au niveau de la gestion documentaire.
Les citations sont tirées de l’entretien accordé à Kamzan en 2023 par Matteo Mele et Elisa Pagliarani pour Studio Mele. Le cas d’usage pour les cabinets d’expertise comptable est né de cette expérience.
Alex