Studio Mele: Dokumente an Kunden mit Kenntnisnahme, ohne die Identität der Kanzlei zu verlieren
Seit über fünfzig Jahren betreut Studio Mele in Bologna und Rimini kleine und mittlere Unternehmen und Gruppen als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Mit Kamzan liefert die Kanzlei Dokumente an Kunden und weiß, wer sie gesehen hat, schützt ihr Know-how und arbeitet innerhalb der Kanzlei gleichzeitig an Dateien.
Der Ausgangsbedarf
«Wir suchten eine Lösung, mit der wir unseren Kunden die Dokumentation zur Verfügung stellen können, auch mit der Möglichkeit, eine Rückmeldung über deren Kenntnisnahme zu erhalten, ohne den Fokus auf unsere visuelle Identität zu verlieren.»
«Wir haben zahlreiche Alternativen geprüft, aber Kamzan erwies sich sofort als die ideale Plattform für unser Ziel, auch weil Kamzan im Gegensatz zu den Wettbewerbern keine einzige Werbe-E-Mail an die auf der Plattform erfassten Nutzer sendet — ein für uns grundlegender Aspekt.»
Wie Studio Mele Kamzan nutzt
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Lieferung mit Kenntnisnahme, und Nur-Lesen, wo nötig
Die Möglichkeit, auf die geteilte Dokumentation die „Benachrichtigung bei Upload und Kenntnisnahme“ und die neue Funktion „Nur-Lesen“ (mit Download-Sperre) anzuwenden, sind zwei der Funktionen, die wir an der Plattform am meisten schätzen und die es erlauben, auch unser Wissen unbesorgt zu teilen und dabei das Urheberrecht zu schützen.
Die Bilanz landet im Ordner des Kunden, der Kunde erhält die Benachrichtigung und die Kanzlei weiß, wann er sie geöffnet hat. Die Rundschreiben und Gutachten der Kanzlei werden gelesen, aber nicht heruntergeladen.
Freigabe und öffentliche Links in Files -
Die Daten des Kunden bleiben seine, und er sieht es
Dass die „Datenschutzrichtlinie“ in jedem auf der Plattform erfassten Konto immer verfügbar ist, ermöglicht es uns, unseren Kunden von Anfang an zu zeigen, dass ihre Daten sicher sind und ausschließlich im Rahmen dieses Freigabeprozesses verwendet werden.
Keine Werbe-E-Mails an die Kunden der Kanzlei, Server in Europa, bei jedem Zugriff sichtbare Datenschutzhinweise: Für eine Kanzlei, die Bilanzen und Steuerdaten verarbeitet, ist das Teil des Service, kein Detail.
Sicherheit und Aufbewahrung in Files -
Innerhalb der Kanzlei: Berechtigungen nach Typ und gleichzeitiges Arbeiten
Die Möglichkeit, intern Dateien und Ordner mit unterschiedlichen Zugriffsrechten je nach Nutzertyp zu teilen, und die Möglichkeit, dank des integrierten kollaborativen Editors gleichzeitig an DOCX- und XLSX-Dokumenten zu arbeiten, sind zwei der Aspekte, für die wir Kamzan in unserer Kanzlei nutzen.
Partner, Mitarbeitende und Praktikanten sehen, was sie betrifft; eine Excel-Übersicht wird zu zweit ausgefüllt, ohne sich Versionen zu schicken. «In den letzten Monaten haben wir die Nutzung der Plattform erweitert und begonnen, die externe Freigabe per öffentlichem Link zu nutzen, die wir zuvor mit einer Konkurrenzplattform durchführten.»
An Dokumenten arbeiten in Files
Kamzan ist eine Plattform, die in den Prozessen unserer Kanzlei zahlreiche und immer neue Einsatzbereiche findet, nicht nur auf Ebene des Dokumentenmanagements.
Die Zitate stammen aus dem Interview, das Matteo Mele und Elisa Pagliarani 2023 für Studio Mele Kamzan gegeben haben. Der Anwendungsfall für Steuerkanzleien entstand aus dieser Erfahrung.
Alex