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Extension de Files

Trois mille fichiers dans « Divers ». L’IA propose, vous choisissez.

L’archive héritée d’un serveur ou d’un vieux logiciel de gestion : dossiers par date de scan, noms comme « doc_0231 ». La réorganisation automatique lit les fichiers, comprend ce qu’ils sont et propose deux ou trois façons de les ordonner — par client et année, par type, par dossier. Vous voyez les propositions côte à côte, en choisissez une, et pendant trente jours vous pouvez changer d’avis.

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Classe, propose, applique sans déplacer un octet

D’abord la classification : OCR sur les PDF scannés, un modèle visuel sur les images, un modèle de langage sur les documents texte — tout sur les serveurs Kamzan — pour comprendre de chaque fichier le type, le client, la date, le dossier. Puis un détecteur reconnaît le profil de l’archive — cabinet fiscal, chantier, bureau de dossiers — et suggère les préréglages les plus adaptés parmi six : par type ; par année et mois ; par client, année et type ; par dossier, année et type ; par client fiscal, année et obligation ; par projet et phase. Chaque proposition est une arborescence complète avec les fichiers déjà attribués ; ceux dont l’IA n’est pas assez sûre finissent dans « À revoir ». Appliquer ne déplace rien dans l’archive physique : cela change seulement où les fichiers apparaissent, et un instantané permet le retour en arrière pendant trente jours.

Comment ça marche

  1. Lancez sur le dossier

    Clic droit → Réorganiser avec l’IA. Files analyse les fichiers en file d’attente et vous prévient quand la classification est prête ; les PDF scannés passent par l’OCR.

  2. Comparez les propositions

    Choisissez les préréglages à générer — les recommandés sont déjà mis en évidence — et voyez les arborescences côte à côte, avec les décomptes par dossier. Un fichier tombé au mauvais endroit, vous le déplacez à la main avant d’appliquer.

  3. Appliquez, avec l’impact sur les permissions devant vous

    Avant d’appliquer, Files montre qui gagnerait ou perdrait l’accès à quoi, et demande confirmation. Puis la nouvelle structure est là ; pendant trente jours, « Annuler la réorganisation » ramène tout comme c’était.

L’IA propose trois archives. Vous en choisissez une, et vous pouvez changer d’avis.

Ce que vous pouvez faire

  • Six préréglages pour les PME italiennes

    Par type · par année et mois · par client, année et type · par dossier, année et type · par client fiscal, année et obligation · par projet et phase.

  • « À revoir » au lieu de deviner

    Sous un seuil de confiance — configurable — le fichier n’est pas placé : il va dans un dossier à revoir, et c’est vous qui décidez.

  • Seulement des métadonnées, aucune copie

    Appliquer une proposition ne déplace pas les fichiers sur le stockage : cela change le dossier auquel ils appartiennent. Rapide, sans risque de perdre un octet, réversible.

  • Impact sur les permissions

    Déplacer un fichier change qui le voit. L’aperçu le montre avant, et la confirmation reste enregistrée dans les activités.

  • Retour arrière à trente jours

    L’instantané pré-application reste pour la fenêtre définie — trente jours par défaut. Après, la nouvelle structure est celle qui vaut.

  • Tout sur nos serveurs

    OCR, reconnaissance d’images et modèle de langage tournent sur l’infrastructure Kamzan. Aucun document ne sort pour être classé.

Questions fréquentes

L’IA déplace-t-elle les fichiers toute seule ?

Non. Elle propose ; l’application, c’est vous qui la faites, après avoir vu l’arborescence et l’impact sur les permissions. Et même après, pendant trente jours, vous pouvez annuler.

Que deviennent les fichiers que l’IA ne comprend pas ?

Ils vont dans « À revoir » dans la nouvelle structure, avec la classification incertaine indiquée. Vous les rangez à la main ; aucun fichier n’est mis là où il n’y a pas de raison de le mettre.

Puis-je enregistrer la structure choisie pour les archives futures ?

Oui, comme modèle de structure de dossiers : la forme que l’IA a proposée devient le modèle que vous appliquez à la main aux nouveaux clients.

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