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Extensão do Files

Três mil ficheiros em «Vários». A IA propõe, você escolhe.

O arquivo herdado de um servidor ou de um antigo sistema de gestão: pastas por data de digitalização, nomes como «doc_0231». A reorganização automática lê os ficheiros, percebe o que são e propõe duas ou três formas de os ordenar — por cliente e ano, por tipologia, por processo. Vê as propostas lado a lado, escolhe uma, e durante trinta dias pode mudar de ideias.

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Classifica, propõe, aplica sem mover bytes

Primeiro a classificação: OCR nos PDF digitalizados, um modelo visual nas imagens, um modelo de linguagem nos documentos de texto — tudo nos servidores Kamzan — para perceber de cada ficheiro tipologia, cliente, data, processo. Depois um detetor reconhece o perfil do arquivo — escritório fiscal, obra, gabinete de processos — e sugere as predefinições mais adequadas entre seis: por tipologia; por ano e mês; por cliente, ano e tipologia; por processo, ano e tipologia; por cliente fiscal, ano e obrigação; por projeto e fase. Cada proposta é uma árvore completa com os ficheiros já atribuídos; aqueles de que a IA não está suficientemente segura vão para «A rever». Aplicar não move nada no arquivo físico: muda só onde os ficheiros aparecem, e um snapshot permite voltar atrás durante trinta dias.

Como funciona

  1. Inicie na pasta

    Botão direito → Reorganizar com IA. O Files analisa os ficheiros em fila e avisa-o quando a classificação está pronta; os PDF digitalizados passam pelo OCR.

  2. Compare as propostas

    Escolhe as predefinições a gerar — as recomendadas já estão realçadas — e vê as árvores lado a lado, com as contagens por pasta. Um ficheiro que foi parar ao lugar errado move-o à mão antes de aplicar.

  3. Aplique, com o impacto nas permissões à frente

    Antes de aplicar, o Files mostra quem ganharia ou perderia acesso a quê, e pede confirmação. Depois a estrutura nova está lá; durante trinta dias «Anular reorganização» repõe tudo como estava.

A IA propõe três arquivos. Você escolhe um, e pode mudar de ideias.

O que pode fazer

  • Seis predefinições para as PME

    Por tipologia · por ano e mês · por cliente, ano e tipologia · por processo, ano e tipologia · por cliente fiscal, ano e obrigação · por projeto e fase.

  • «A rever» em vez de adivinhar

    Abaixo de um limiar de confiança — configurável — o ficheiro não é colocado: vai para uma pasta a rever, e você decide.

  • Só metadados, nenhuma cópia

    Aplicar uma proposta não move os ficheiros no armazenamento: muda a pasta a que pertencem. Rápido, sem risco de perder bytes, reversível.

  • Impacto nas permissões

    Mover um ficheiro muda quem o vê. A pré-visualização mostra-o antes, e a confirmação fica registada nas atividades.

  • Reversão a trinta dias

    O snapshot pré-aplicação fica pela janela definida — trinta dias por predefinição. Depois, a estrutura nova é a que vale.

  • Tudo nos nossos servidores

    OCR, reconhecimento de imagens e modelo de linguagem correm na infraestrutura Kamzan. Nenhum documento sai para ser classificado.

Perguntas frequentes

A IA move os ficheiros sozinha?

Não. Propõe; a aplicação fá-la você, depois de ver a árvore e o impacto nas permissões. E mesmo depois, durante trinta dias, pode anular.

O que acontece aos ficheiros que a IA não percebe?

Vão para «A rever» dentro da estrutura nova, com a classificação incerta indicada. Arruma-os à mão; nenhum ficheiro é posto onde não há razão para o pôr.

Posso guardar a estrutura escolhida para os arquivos futuros?

Sim, como modelo de estrutura de pastas: a forma que a IA propôs torna-se o modelo que aplica à mão aos clientes novos.

As outras funcionalidades do Files

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