Inviter des personnes à un événement

Dans la petite fenêtre de l’événement (elle s’ouvre d’un clic sur la grille ou sur l’événement) clique sur la ligne «Ajouter des invités» : le champ «Rechercher un contact ou saisir un e-mail…» apparaît. Écris le nom et choisis dans la liste, ou écris directement l’adresse et appuie sur Entrée. Chaque personne devient une ligne sous le champ.

Chacun reçoit une invitation par e-mail et peut répondre de là. À la fin, «Créer» ou «Enregistrer» en bas à droite : c’est à l’enregistrement que les invitations partent.

Qui a dit oui

À côté de chaque nom il y a l’état : «En attente», «Confirmé», «Refusé», «Peut-être». En haut de la liste, le récapitulatif (combien de confirmés, combien en attente).

Obligatoire ou facultatif

En passant la souris sur un participant apparaît «Marquer comme facultatif» : ça sert à faire comprendre qui est vraiment nécessaire et qui est invité pour information ; avec «Marquer comme obligatoire» tu reviens en arrière. Depuis la liste déroulante à côté du nom tu peux aussi promouvoir quelqu’un «Co-organisateur» : celui qui t’aide à gérer la réunion.

Ce que peuvent faire les invités

Ça se décide dans la grande fenêtre : «Autres options» en bas de la petite fenêtre, puis sous les participants «Autorisations des invités», avec trois interrupteurs : «Modifier l’événement», «Inviter d’autres personnes», «Voir la liste des invités». En les laissant éteints apparaît «Ne peuvent pas modifier, inviter ou voir la liste des invités», qui est le choix prudent pour une réunion avec des personnes qui ne se connaissent pas.

Dans quelle langue arrive l’invitation

Sous les participants il y a une ligne avec une liste déroulante des langues et la note «Langue des invitations. Les personnes ayant un compte Kamzan la reçoivent dans la leur.» : elle ne vaut que pour qui n’a pas de compte Kamzan — qui en a un reçoit toujours dans la langue qu’il a choisie. Dans la grande fenêtre la même liste s’appelle «Langue des invitations».

Si tu n’arrives pas à inviter quelqu’un de l’extérieur

Au-dessus du champ apparaît l’avis «Vous ne pouvez inviter que des membres de votre organisation : les invitations à des participants externes ne sont pas activées pour votre profil.». Ce n’est pas une panne : inviter des personnes extérieures est un privilège de la typologie d’utilisateur («Inviti partecipanti esterni»). Demande-le à qui gère les utilisateurs de Kalendo dans ton entreprise.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment inviter quelqu'un à une réunion
• comment ajouter des participants à un événement
• comment inviter une personne extérieure à l'entreprise
• comment voir qui a accepté
• comment empêcher un invité de modifier l'événement