Personen zu einem Termin einladen

Im kleinen Fenster des Termins (es öffnet sich mit einem Klick auf das Raster oder auf den Termin) klick auf die Zeile «Gäste hinzufügen»: das Feld «Kontakt suchen oder E-Mail eingeben…» erscheint. Tipp den Namen und wähle aus der Liste, oder tipp direkt die Adresse und drück Enter. Jede Person wird zu einer Zeile unter dem Feld.

Jeder bekommt eine Einladung per E-Mail und kann von dort antworten. Am Ende «Erstellen» oder «Speichern» unten rechts: beim Speichern gehen die Einladungen raus.

Wer ja gesagt hat

Neben jedem Namen steht der Status: «Ausstehend», «Bestätigt», «Abgelehnt», «Vielleicht». Oben in der Liste die Zusammenfassung (wie viele bestätigt, wie viele ausstehend).

Pflicht oder optional

Fährst du mit der Maus über einen Teilnehmer, erscheint «Als optional markieren»: es macht klar, wer wirklich gebraucht wird und wer zur Kenntnis eingeladen ist; mit «Als erforderlich markieren» geht es zurück. Über das Dropdown neben dem Namen kannst du jemanden auch zum «Co-Host» machen: die Person, die dir beim Leiten des Treffens hilft.

Was Gäste tun dürfen

Das wird im großen Fenster entschieden: «Weitere Optionen» unten im kleinen Fenster, dann unter den Teilnehmern «Berechtigungen für Gäste», mit drei Schaltern: «Den Termin bearbeiten», «Andere einladen», «Die Gästeliste sehen». Lässt man sie aus, erscheint «Können nicht bearbeiten, einladen oder die Gästeliste sehen» — die vorsichtige Wahl für ein Treffen mit Leuten, die sich nicht kennen.

In welcher Sprache die Einladung ankommt

Unter den Teilnehmern gibt es eine Zeile mit einem Sprachen-Dropdown und dem Hinweis «Sprache der Einladungen. Wer ein Kamzan-Konto hat, erhält sie in seiner eigenen.»: er gilt nur für wer kein Kamzan-Konto hat — wer eines hat, bekommt immer die selbst gewählte Sprache. Im großen Fenster heißt dasselbe Dropdown «Sprache der Einladungen».

Wenn du niemanden von außen einladen kannst

Über dem Feld erscheint der Hinweis «Sie können nur Mitglieder Ihrer Organisation einladen: Einladungen an externe Teilnehmer sind für Ihr Profil nicht aktiviert.». Kein Fehler: externe Personen einzuladen ist ein Privileg der Benutzertypologie («Inviti partecipanti esterni»). Frag die Person, die in deiner Firma die Kalendo-Benutzer verwaltet.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie lade ich jemanden zu einem Meeting ein
• wie füge ich einem Termin Teilnehmer hinzu
• wie lade ich eine Person außerhalb der Firma ein
• wie sehe ich, wer zugesagt hat
• wie verhindere ich, dass ein Gast den Termin ändert