Togliere i dati personali da un documento

Serve quando un documento deve uscire ma i dati delle persone no: un contratto da mostrare come esempio, una pratica da mandare a un consulente, un documento per una gara.

Come si fa

Per togliere i dati personali da un documento devi:

1. Fare click con il tasto destro sul documento nell’elenco — in alternativa il pulsante con i tre puntini in fondo alla riga, che compare passandoci sopra col mouse.
2. Passare sopra la voce «AI»: ha una freccetta a destra e apre un sottomenu.
3. Scegliere «Anonimizza documento».
4. Nella finestra che compare al centro dello schermo, scegliere come mascherare: «Etichette (predefinito)» sostituisce ogni dato con una sigla, e il documento resta leggibile come struttura; «Oscuramento (barra nera)» li copre e basta. Poi premere «Avvia».
5. Aspettare: il lavoro va avanti da solo (estrazione del testo, ricerca dei dati). Quando la copia è pronta si apre da sola la finestra «Revisione anonimizzazione» — è lì che si guarda e si corregge.
6. Dentro quella finestra, premere «Scarica anonimizzato» per portare via la copia.

Il badge con la mascherina sulla riga del file riapre la revisione quando serve tornarci.

Cosa esce, esattamente

⚠️ L’originale non viene toccato. Quello che esce è una copia a parte, chiamata come l’originale più (anonimizzato) — quindi devi mandare quella, non il file di partenza. La copia non compare come riga nell’elenco: la raggiungi dalla revisione.

⚠️ Solo i Word restano Word. Un .docx anonimizzato esce ancora in .docx; tutto il resto — PDF compresi — esce come file di testo (.md). Il contenuto c’è tutto, l’impaginazione no. Se il destinatario si aspetta un PDF identico all’originale, questo non è lo strumento giusto.

Rivedere prima di fidarsi

La revisione non è un passaggio burocratico: un riconoscimento automatico può mancare un nome scritto in modo strano o mascherare qualcosa che serviva.

Nella finestra «Revisione anonimizzazione» scorri le occorrenze una per una e correggi: puoi togliere una voce dalla mascheratura con «Rimuovi (rivela il valore reale)», oppure selezionare del testo che il riconoscimento ha saltato e mascherarlo a mano. Le modifiche entrano nella copia solo con «Salva».

Se il documento è una scansione, la finestra te lo dice: sono le pagine lette con riconoscimento ottico, dove sbagliare è più facile. Guarda sempre, soprattutto se il documento esce dall’azienda.

Chi vede i dati veri

La corrispondenza fra le sigle e i valori reali contiene i dati sensibili: la vede solo chi ha il permesso «Anonimizzatore» su quella cartella. Non è un dettaglio tecnico — è il motivo per cui quel permesso si concede a poche persone.

Se non funziona

Se compare «Anonimizzazione non riuscita», il motivo è scritto lì quando si conosce. I due casi tipici: un documento fatto di immagini scansionate senza testo riconoscibile, o un formato che il sistema non sa leggere.

Se la voce non c’è

Nel menu «AI» non trovi «Anonimizza documento» in tre casi, in quest’ordine:

• l’estensione «Anonimizzatore» non è attiva per l’azienda → la accende chi amministra Kamzan;
• ti manca il permesso «Anonimizzatore» sulla cartella → lo dà chi gestisce gli accessi di quella cartella;
• il documento è di un tipo da cui non si riesce a estrarre testo.

Domande a cui risponde questa guida

• come oscuro i dati personali
• devo mandare un documento senza i nomi
• come anonimizzo un file
• cos'è l'anonimizzatore
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