Farsi prenotare un appuntamento

Una pagina di prenotazione è un link che mandi a chi vuoi: la persona vede solo i tuoi orari liberi e ne sceglie uno. L’appuntamento finisce sul tuo calendario da solo, senza scambi di email.

Per crearne una devi:

1. Nel menu di sinistra, «Prenotazioni».
2. In alto a destra, il pulsante blu «Nuova pagina». Si apre la finestra «Nuova pagina di prenotazione», un percorso in sei passi elencati in cima alla finestra; si avanza con «Avanti» in fondo.
3. All’ultimo passo, «Crea pagina».

Da telefono le pagine si consultano ma non si creano: «Crea le pagine di prenotazione da desktop.»

I sei passi

1. «Dettagli» — il «Titolo» che leggerà l’ospite («es. Consulenza 30 min») e la «Durata slot». Qui stanno anche le tre regole che ti evitano i guai: «Buffer prima (min)» e «Buffer dopo (min)» per non incollare un appuntamento all’altro, «Prenotabile tra almeno» perché nessuno ti prenoti fra dieci minuti, «Prenotabile fino a» per non farti riempire l’agenda fra sei mesi. E «Dove si svolge l’appuntamento?»: con «Online (Meeting auto)» ogni prenotazione genera da sola il link della videoconferenza; in presenza scegli un luogo dalla tua libreria.

2. «Disponibilita» — i giorni e le fasce in cui accetti appuntamenti, con «+ Aggiungi fascia oraria» per spezzare la giornata. «Max prenotazioni» chiude la fascia dopo un certo numero di appuntamenti in quel giorno.

3. «Domande» — cosa chiedere all’ospite oltre a nome ed email: telefono, azienda, argomento dell’incontro. Con «Campi pronti» ne aggiungi una già fatta, oppure scrivila tu con «Aggiungi domanda» e, se non può mancare, spunta «Obbligatoria».

4. «Calendari» — i «Calendari collegati» sono quelli su cui Kalendo controlla che tu sia libero: dove hai un impegno, l’orario non viene proposto. Il «Calendario target» è quello in cui nasceranno le prenotazioni.

5. «Inviti» — gli «Invitati fissi»: chi deve essere invitato a ogni prenotazione di quella pagina, un collega che partecipa sempre. Chi prenota non li vede; può comunque aggiungere le proprie persone dalla pagina pubblica.

6. «Aspetto» — il «Layout pagina pubblica» («Calendario settimanale» o «Minimale») e l’«Aspetto invito»: di cosa è composto il titolo dell’evento che finisce sul tuo calendario.

Se la voce non c’è

«Prenotazioni» nel menu compare solo con il privilegio della tipologia utente («Pagine di prenotazione»). Chiedilo a chi gestisce gli utenti di Kalendo.

Domande a cui risponde questa guida

• come faccio prenotare un appuntamento ai clienti
• come creo una pagina di prenotazione
• come decido in che orari sono prenotabile
• come evito che mi prenotino a ridosso
• come faccio in modo che non mi prenotino quando ho già un impegno