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Erweiterung von Files

Ein Dokument, das nur öffnet, wer den Code kennt. Nicht einmal der Administrator.

Mit dem Rechtsklick legen Sie eine Datei in den Tresor und wählen einen numerischen Code. Die Datei bleibt in der Liste sichtbar, aber der Inhalt öffnet sich nur mit diesem Code, und Sie entscheiden, wem Sie ihn sagen. Nötig, wo das Dokument genau die betrifft, die die Schlüssel zum System haben: Gehaltsabrechnungen, Disziplinarmaßnahmen, Protokolle, Meldungen.

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Die Berechtigung vor dem Code, immer

Der Code ist ein zweiter Faktor, kein Parallelkanal. Jede Öffnung prüft zuerst die Berechtigung auf dem Ordner und dann den Code: Wer den Zugang verloren hat — ein Widerruf, eine abgelaufene Zuweisung, der Austritt aus einer Gruppe — öffnet auch mit dem richtigen Code nicht. Das Gegenteil würde ein auf einen Zettel geschriebenes Geheimnis in einen Passierschein verwandeln, der Widerrufe überlebt. Eine Datei zu verschließen erfordert das Privileg «Tresor» auf dem Ordner und der Hochladende oder derjenige zu sein, der deren Zugänge steuert: Mit der bloßen Bearbeitungsberechtigung kann ein Kollege Ihr Dokument nicht mit seinem eigenen Code verschließen.

So funktioniert es

  1. In den Tresor verschieben

    Rechtsklick auf die Datei → «In den Tresor verschieben», wählen Sie einen numerischen Code. Von diesem Moment an ist die Datei mit einem vom Code abgeleiteten Schlüssel verschlüsselt: In der Liste sieht man sie, den Inhalt nicht.

  2. Entsperren bei Bedarf

    Geben Sie den Code ein und eine zeitlich begrenzte Sitzung öffnet sich, Ihre und nur Ihre, auf dieser Datei. Sie können sie sofort wieder schließen, den Code ändern oder sie endgültig öffnen. Fünf aufeinanderfolgende Fehler und die Datei sperrt sich für einige Minuten, mit immer längeren Sperren: Files sagt Ihnen immer, wie viele Versuche bleiben.

  3. Entscheiden Sie den Plan B

    In der Regel bewahrt der Administrator einen Ersatzschlüssel für die Notentsperrung auf: ohne Code, aber mit Pflichtbegründung, Benachrichtigung an den Eigentümer und Zeile im Log. Der Mandant kann in den Einstellungen darauf verzichten: In dem Fall ist ein vergessener Code ein endgültiger Datenverlust, und das ist eine erklärte Entscheidung.

Der Code ersetzt die Berechtigung nicht: Er ergänzt sie.

Was Sie tun können

  • Außerhalb von allem anderen

    Eine Datei im Tresor ist nicht mehr nach Inhalt durchsuchbar, verschwindet aus dem Dokumentenchat und der Galerie, öffnet sich nicht im Online-Editor, in öffentlichen Links, in der Desktop-App. Das ist der Preis des Schutzes, und er ist erklärt.

  • Saubere Ableitungen

    Vorschauen, für die KI indizierter Text, abgeleitete Kopien: Wenn Sie eine Datei verschließen, entfernt Files alles, was daraus erzeugt wurde, auch im Papierkorb. Keine Miniatur bleibt, die den Inhalt verrät.

  • Gezählte Versuche

    Der Code wird auf dem Server mit einer absichtlich langsamen Funktion geprüft, und jeder Versuch wird reserviert, bevor er ausprobiert wird: keine Offline-Versuche, keine Salven. Die Sperre ist progressiv, kein hartes Schloss nach einem Tippfehler.

  • Drei Bedingungen, alle sichtbar

    Der Tresor erscheint, wenn die Erweiterung aktiv ist, der Administrator den Modus gewählt hat (mit oder ohne Ersatzschlüssel) und das Privileg dem Typ gewährt ist. Eine Statusseite zeigt die drei Bedingungen, damit niemand aktiviert und dann nichts findet.

  • Registriert, wie alles

    Verschließen, Entsperren, Codeänderung, endgültige Öffnung und Notentsperrung landen im Audit-Log. Die Vorschau «Als Nutzer ansehen» öffnet den Tresor nicht: Sie ist Nur-Lesen und ohne Code.

  • In der Sammlung «Tresor»

    Alle Ihre Dateien im Tresor an einem Ort, unter den Sammlungen, mit dem Status jeder einzelnen: verschlossen, in Sitzung geöffnet, wie viele Versuche bleiben.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich den Code vergesse?

Hat der Mandant den Ersatzschlüssel behalten, kann der Administrator eine Notentsperrung durchführen: Er muss eine Begründung schreiben, Sie erhalten eine Benachrichtigung und das Ereignis bleibt im Log. Hat der Mandant auf den Ersatzschlüssel verzichtet, ist der Inhalt verloren: Es gibt konstruktionsbedingt keine Hintertür.

Warum findet man die Datei im Tresor nicht mehr durch Wortsuche?

Weil der indizierte Text entfernt wird, wenn Sie die Datei verschließen: Ein lesbarer Suchindex wäre eine Kopie des Inhalts außerhalb des Tresors. Sie finden sie nach Namen, im Ordner oder in der Sammlung «Tresor».

Kann ein Kollege mit Bearbeitungsberechtigung meine Datei verschließen?

Nein. Verschließen nimmt den anderen den Zugang, also ist es die Geste dessen, der den Zugang steuert: Es braucht das Privileg «Tresor» auf dem Ordner und man muss der Hochladende oder der Berechtigungsverwalter sein.

Kann ich eine über öffentlichen Link geteilte Datei in den Tresor legen?

Ja, aber der Link zeigt ihren Inhalt nicht mehr: Die öffentliche Oberfläche einer Datei im Tresor ist verschlossen wie alles andere. Muss die Datei von außen erreichbar bleiben, ist der Tresor nicht das richtige Werkzeug.

Die anderen Funktionen von Files

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