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Erweiterung von Files

Schauen Sie Files mit den Augen eines Kollegen an, ohne etwas anzufassen

«Warum sieht Marco den Ordner Lieferanten nicht?» Statt Marco anzurufen, öffnen Sie ihn, wie er ihn sieht: Ordner, Dateien und effektive Berechtigungen, Nur-Lesen, mit einem Banner, das immer daran erinnert, wessen Sicht das ist. Der persönliche Bereich ist ausgeschlossen und jede Sitzung wird registriert.

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Nur-Lesen, erklärt, registriert

Die Vorschau zeigt, was der Server dieser Person antworten würde: die Ordner, die sie sieht, die für sie leeren, die effektiven Stufen nach Gruppen und Vererbung. Man kann nicht hochladen, ändern, teilen; der Tresor bleibt verschlossen, weil kein Code da ist. Aus der Vorschau lassen sich jedoch zwei Dinge korrigieren, mit Bestätigung: dieser Person einen direkten Zugang entziehen oder ihr einen Ordner verbergen. Das Privileg steht im Typ — die Administratoren haben es immer — und der Start jeder Sitzung landet im Audit-Log mit wer wen angeschaut hat.

So funktioniert es

  1. Wählen Sie die Person

    Aus dem Mitgliederpanel «Als Nutzer ansehen» auf einem Files-Mitglied. Der Server prüft, dass Sie das Privileg haben und die Person im Mandanten ist, dann schreibt er das Audit-Ereignis.

  2. Navigieren Sie mit dem Banner

    «Sie sehen als Marco Ferri — Nur-Lesen» bleibt oben. Öffnen Sie die Ordner, schauen Sie sich die effektiven Berechtigungen an, verstehen Sie, wo die Kette abbricht.

  3. Korrigieren Sie bei Bedarf

    Ein direkter Zugang zu viel wird von dort entfernt, mit Bestätigung und mit dem Hinweis, wenn es weitere Zugänge in den Unterordnern gibt. Dann beenden Sie: Die Sitzung schließt sich und bleibt im Log.

Um zu verstehen, was ein Kollege sieht, muss man nicht er werden. Es reicht, hinzuschauen.

Was Sie tun können

  • Effektive Berechtigungen, nicht deklarierte

    Was Sie sehen, ist das Ergebnis von Typ, Stufen, Gruppen und Vererbung, vom Server berechnet wie für eine echte Anfrage.

  • Persönlicher Bereich ausgeschlossen

    Der persönliche Bereich des Kollegen ist nicht zu sehen: Die Vorschau dient dem Verständnis der Unternehmensberechtigungen, nicht dem Lesen seiner Sachen.

  • Keine Aktionen, außer zwei

    Einen direkten Zugang entfernen und dieser Person einen Ordner — oder eine Datei — verbergen. Beide verlangen Bestätigung und landen im Register der Zugangswechsel.

  • Privileg des Typs

    Die Administratoren haben es immer; für die anderen wird es im Typ aktiviert, zum Beispiel für die, die internen Support leisten.

  • Jede Sitzung im Log

    Wer wen angeschaut hat, wann. Auch der Kollege kann aus seinen eigenen Aktivitäten erfahren, dass jemand seine Sicht geöffnet hat.

Häufige Fragen

Kann ich während der Vorschau die Dateien öffnen?

Sie sehen, was er sehen würde: Kann er sie in der Vorschau öffnen, können Sie es in dieser Sitzung auch. Sie können sie nicht ändern, im Block herunterladen, teilen oder den Tresor öffnen.

Wird der Nutzer benachrichtigt?

Die Sitzung wird im Audit-Log und in den Aktivitäten registriert: Wer wissen will, ob jemand seine Sicht angeschaut hat, findet es dort. Es geht keine Echtzeit-Benachrichtigung raus.

Wozu dient es in der Praxis?

Um in einer Minute die Tickets «ich sehe den Ordner nicht» zu schließen: Sie öffnen seine Sicht, verstehen, ob eine Zuweisung fehlt oder eine Gruppe ihn verbirgt, korrigieren. Und um vor der Übergabe eines Workspace an den Kunden zu prüfen, dass er genau das sieht, was er soll.

Die anderen Funktionen von Files

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