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Erweiterung von Files

Das Dokument, das in zehn Jahren gelten muss

Übergabe in gesetzeskonforme AgID-Archivierung über Intesi Group, akkreditierter Archivar: Einlieferung der Datei mit ihren Metadaten, Register der Quittungen, über die Zeit zertifizierte Integrität. Für Gehaltsabrechnungen, Verträge, Rechnungen, Protokolle: alles, was das Gesetz zu archivieren verlangt, nicht nur aufzubewahren.

Demo anfragen Überblick über Files

Archivieren ist nicht Ablegen

Eine abgelegte Datei ist eine Datei, die da ist. Eine archivierte Datei ist eine Datei, die gilt: Authentizität, Integrität, Zuverlässigkeit, Lesbarkeit und Auffindbarkeit über die Zeit garantiert, gemäß den AgID-Leitlinien und dem italienischen Kodex der digitalen Verwaltung. Files bereitet das Paket vor — das Dokument, seinen SHA-256-Fingerabdruck, das Metadaten-XML im geforderten Format — und liefert es in das Archivierungssystem von Intesi Group ein, dasselbe, das wir auf faifirmare.it nutzen, wo die Rolle des Verantwortlichen des Archivierungsdienstes von einem Notar bekleidet wird. Der Archivar antwortet mit den Quittungen; Files bewahrt sie neben dem Dokument auf.

So funktioniert es

  1. Konfigurieren Sie einmal

    Für jede Firma wird das Einlieferungszertifikat hochgeladen — eines für den Test, um den Ablauf zu prüfen, eines für die Produktion für die echten Dokumente, nebeneinander — und die Dokumententypen aus dem AgID-Katalog gewählt: HR-Dokumente, Rechnungen, Verträge, jeder mit den Subjekten und Rollen, die das XML verlangt.

  2. Senden Sie per Rechtsklick

    Rechtsklick → Ersatzarchivierung. Sie füllen die Metadaten des Dokuments aus — Datum, Nummer, Betreff, ob vertraulich, unterschrieben, gesiegelt, gestempelt — und Files erledigt den Rest: berechnet den Fingerabdruck, baut das AgID-XML, liefert die Datei und dann die Metadaten ein.

  3. Lesen Sie die Quittungen

    Jede Einlieferung hat einen Status — ausstehend, Datei gesendet, Metadaten gesendet, abgeschlossen — und am Ende die Quittungen des Archivars als PDF und XML mit der eindeutigen Referenz. Klemmt etwas, versucht Files es von selbst dort erneut, wo es stehen geblieben war; nach drei Versuchen meldet es es für eine manuelle Prüfung.

Ablegen sagt, dass die Datei da ist. Archivieren sagt, dass sie gilt.

Was Sie tun können

  • Akkreditierter Archivar

    Intesi Group SpA, mit einem Notar als Verantwortlichem des Archivierungsdienstes. Ihr Dokument kommt in ein System, das den AgID-Anforderungen entspricht, nicht in einen Ordner namens «Archiviert».

  • AgID-Katalog der Typen

    Die Dokumententypen werden von Jinni gepflegt und an die offizielle Aufzählung angeglichen: Erstellungsmodus, interner/eingehender/ausgehender Fluss, Rollen der Subjekte. Sie können Ihre eigenen hinzufügen, ausgehend von diesen.

  • Nie zweimal dieselbe Datei

    Die Referenz des Archivars wird gespeichert, sobald sie vorliegt, vor jedem weiteren Schritt: Auch wenn die Verbindung mittendrin abbricht, setzt der neue Versuch dort an und erzeugt keine zweite Einlieferung.

  • Test und Produktion zusammen

    Die beiden Zertifikate koexistieren; ein Schalter sagt, welche Umgebung die neuen Einlieferungen nutzen. Der Verlauf jeder Umgebung bleibt getrennt und unveränderlich.

  • Eine eigene Berechtigung

    «Kann Dateien in gesetzeskonforme Archivierung senden» ist eine Berechtigung der Zugriffsstufe: Wer sie hat, sieht den Eintrag im Menü, die anderen nicht. Die Einlieferung ist ein Akt mit steuerlichen Wirkungen und wird dem gewährt, der sie machen muss.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zum Blockchain-Zeitstempel?

Der Blockchain-Zeitstempel beweist, dass eine Datei zu einem Datum existierte und sich nicht geändert hat: ein technischer Nachweis, ohne gesetzliche Vermutungswirkung. Die gesetzeskonforme Archivierung ist das vom italienischen Recht vorgesehene Verfahren, um elektronischen Dokumenten Rechtsgültigkeit zu geben und zu erhalten, mit einem akkreditierten Archivar, der dafür haftet. Man kann beides zusammen nutzen.

Braucht man einen Vertrag mit Intesi Group?

Es braucht ein Einlieferungszertifikat auf Ihre Firma, das Files hochlädt und für die Einlieferungen nutzt. Wir besprechen es bei der Aktivierung: Die Erweiterung ist als «Extra» gelistet, gerade weil sie einen externen Dienst umfasst.

Was kann ich in die Archivierung senden?

Jedes Dokument, das in einen Typ des Katalogs fällt — HR-Dokumente, Verträge, Rechnungen, Protokolle — mit den geforderten Metadaten. Fehlt ein Typ, wird er ausgehend von den Systemvorlagen hinzugefügt.

Kann ich eine Datei nach der Archivierung löschen?

In Files ja, aber die archivierte Kopie bleibt beim Archivar für den vorgesehenen Zeitraum: Das ist der Sinn. Muss das Dokument auch in Files für einen Pflichtzeitraum bleiben, sperrt die Erweiterung Aufbewahrung es gegen Löschung.

Die anderen Funktionen von Files

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