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Erweiterung von Files

Das Archiv, das kein Lager wird

Jede Woche oder jeden Monat meldet Files die inaktiven Dateien: die geteilten, die aber kein Empfänger je geöffnet hat, und die, die seit Langem niemand mehr teilt oder zuweist. Der Bericht kommt per E-Mail und ins Kontrollzentrum. Keine Datei wird gelöscht oder verschoben: nur gemeldet.

Demo anfragen Überblick über Files

Zwei Kontrollen, keine Aktion

Files ist ein Arbeitsbereich, kein historisches Repository: Die Archivkontrollen existieren, um mit Daten daran zu erinnern. Die erste Kontrolle findet die Dateien, auf die jemand Zugang hat — durch Freigabe oder Zuweisung, direkt oder vom Ordner geerbt —, aber die kein Empfänger in den letzten N Monaten geöffnet hat. Die zweite findet die Dateien, für die niemand in den letzten M Monaten eine Freigabe oder Zuweisung erstellt hat, weder auf der Datei noch auf einem Ordner, der sie enthält: wahrscheinliches Archiv. Die Berechnung läuft nachts, pro Unternehmen; das Ergebnis ist ein Bericht, und die Entscheidung bleibt bei einer Person.

So funktioniert es

  1. Aktivieren und den Rhythmus wählen

    In den Einstellungen «Archivkontrollen aktivieren»: wöchentlich oder monatlich, die Monate der Inaktivität für jede Kontrolle und der Umfang — der gesamte Unternehmensbereich mit Ausschlüssen, oder nur die Ordner, die Sie einschließen.

  2. Ein- oder ausschließen per Rechtsklick

    Auf dem Ordner: «In die Archivkontrollen einschließen», «Ausschließen», «Entfernen». Der Umfang wird dort aufgebaut, wo Sie arbeiten, nicht in einer separaten Liste.

  3. Lesen Sie den Bericht und entscheiden Sie

    Im Kontrollzentrum, nach Ordner gruppiert, und per E-Mail an die Administratoren und die mit dem Privileg, ihn zu erhalten. Sie können jederzeit von Hand neu berechnen.

Eine Datei, die seit einem Jahr niemand öffnet, ist kein Archiv: Sie ist eine Frage.

Was Sie tun können

  • Nie destruktiv

    Die Kontrolle erzeugt Listen. Sie löscht nicht, verschiebt nicht, archiviert nicht: Die Bereinigung macht eine Person, mit den Informationen vor Augen.

  • Zwei getrennte Privilegien

    «Archivkontrollen verwalten» zum Konfigurieren und Neuberechnen; «Berichte erhalten» zum Lesen. Die Administratoren haben sie standardmäßig; ein Abteilungsansprechpartner kann nur das zweite haben.

  • Den Empfängern klar gesagt

    Wer den Bericht erhält, sieht Namen und Pfade der gemeldeten Dateien auch in Ordnern, zu denen er keinen direkten Zugang hat; die Inhalte bleiben geschützt. Die Einstellung erklärt das vor der Aktivierung.

  • Präziser Umfang

    Alles mit Ausschlüssen für die, die das Gesamtbild wollen; nur eingeschlossene Ordner für die, die «Kunden» überwachen und «Historisch» in Ruhe lassen wollen.

  • Einsehbarer Snapshot

    Die letzte Berechnung bleibt im Kontrollzentrum, bis die nächste kommt: Keine E-Mail zu suchen.

Häufige Fragen

Löscht die Kontrolle die gemeldeten Dateien?

Nie. Sie meldet nur. Entscheiden Sie dann, dass eine Datei weg soll, tun Sie es selbst, mit dem Papierkorb und seinen Verweildauern; muss sie pflichtgemäß aufbewahrt werden, schützt die Erweiterung Aufbewahrung sie vor Löschung.

Welche Dateien landen im Bericht?

Die des Unternehmensbereichs im gewählten Umfang: geteilt, aber im Zeitraum nie geöffnet, oder seit Langem weder geteilt noch zugewiesen. Der persönliche Bereich ist nicht enthalten.

Wie oft kommt er?

Wöchentlich oder monatlich, nach Ihrer Wahl, nachts. Und wann immer Sie wollen, «Jetzt neu berechnen».

Die anderen Funktionen von Files

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