Erweiterung von Files
Wer was geöffnet hat, wann und von wo
Aktivieren Sie sie auf einem Ordner und jede Öffnung der Dateien wird registriert: Person, Datum, IP-Adresse, Modus. Ein Abzeichen auf der Datei sagt, wie viele Personen sie geöffnet haben; das Detail ist einen Klick entfernt. Gilt für den Steuerberater, der den Abschluss sendet, die Beratungsstelle, die die Steuererklärung übergibt, jeden, der wissen muss, dass der Kunde gelesen hat.
Opt-in, pro Ordner, erklärt
Die Verfolgung wird Ordner für Ordner aktiviert und gilt für die Unterordner, mit der Möglichkeit, sie lokal abzuschalten; ein Banner sagt immer, von welchem Ordner sie geerbt ist. Es ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, und Files behandelt sie als solche: Vor der Aktivierung erinnert es Sie, was registriert wird und dass eine Rechtsgrundlage nötig ist; die Information ist immer sichtbar für die, die auf den verfolgten Ordner zugreifen, und externe Empfänger — öffentlicher Link, Freigabe per E-Mail — werden beim ersten Öffnen einer Datei informiert.
So funktioniert es
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Aktivieren und wählen, wen ausschließen
Rechtsklick auf den Ordner → Öffnungen verfolgen. Lesen Sie den Hinweis, dann entscheiden Sie die Ausschlüsse: Der Eigentümer der Datei und die Administratoren sind standardmäßig ausgeschlossen — der Standardfall ist, den Kunden zu verfolgen, nicht sich selbst — und Sie können Typen oder einzelne Personen ausschließen.
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Das Abzeichen zählt
Neben jeder Datei erscheint «Von 3 Personen geöffnet». Die Zählung unterscheidet einzelne Besucher und Gesamtöffnungen; Öffnungen innerhalb von 60 Sekunden zählen als eine, damit das Blättern die Zahlen nicht aufbläht.
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Das Detail mit einem Klick
Wer, wann, von welcher IP und wie — Vorschau, Download, Editor. Die Daten leben im Aktivitäten-Feed des Ordners und folgen seiner Aufbewahrung.
Verfolgen ist erlaubt, wenn es erklärt ist. Files erklärt es für Sie.
Was Sie tun können
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Vererbung mit Override
Auf «Kunden» aktiviert gilt es für jeden Unterordner; auf «Kunden / Intern» können Sie es ausdrücklich abschalten. Das Banner sagt immer, woher die Einstellung kommt.
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Standard für externe Freigaben
Eine Mandanteneinstellung kann die Verfolgung standardmäßig für alles aktivieren, was nach außen geteilt wird, ohne die Ordner einzeln anzufassen.
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Automatische Information
Wer einen verfolgten Ordner betritt, sieht das Abzeichen und die Information; externe Empfänger erhalten sie beim ersten Öffnen. Es gibt keine Möglichkeit, jemanden zu verfolgen, ohne dass er es weiß.
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Feine Ausschlüsse
Eigentümer, Files- und Mandantenadministratoren, ganze Typen, einzelne Personen: bis zu 500 ausgeschlossene Nutzer pro Ordner. Lassen Sie die ersten beiden für den Fall Berater/Kunde aktiv.
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Mit den Ordnerbenachrichtigungen
Wenn Sie benachrichtigt werden wollen, wenn der Kunde öffnet, sendet die Erweiterung Ordnerbenachrichtigungen die E-Mail zur Kenntnisnahme: Die Verfolgung registriert, die Benachrichtigung ruft Sie.
Häufige Fragen
Ist es DSGVO-konform?
Das Werkzeug ja: immer sichtbare Information, Hinweis an externe Empfänger, Ausschlüsse, Daten, die der Aufbewahrung des Aktivitäten-Feeds folgen. Die Rechtsgrundlage — Vertrag, Einwilligung, berechtigtes Interesse — müssen Sie haben, und Files erinnert Sie vor der Aktivierung daran.
Werden auch die öffentlichen Links verfolgt?
Ja, wenn der Ordner verfolgt wird: Die Öffnung über Link wird mit Modus und IP registriert, und wer über den Link kommt, sieht beim ersten Mal die Information. Fragt der Link die E-Mail ab, erscheint sie im Detail.
Wie lange bleiben die Daten?
So lange wie der Aktivitäten-Feed Ihres Plans: von 30 Tagen bis 5 Jahre, vom Administrator einstellbar. Für Steuerberatungsstellen, Banken und Vermittler wird mindestens ein Jahr empfohlen.
Die anderen Funktionen von Files
Bringen Sie die Dateien Ihres Unternehmens in die Cloud
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Files Speichern und Teilen einfach und sicher macht.
Alex