Extensión de Files
Un documento que solo abre quien sabe el código. Ni siquiera el administrador.
Con el botón derecho metes un archivo en la caja fuerte y eliges un código numérico. El archivo sigue visible en la lista, pero el contenido se abre solo con ese código, que decides a quién contar. Para los documentos que afectan justo a quien tiene las llaves del sistema: nóminas, medidas disciplinarias, actas, denuncias.
El permiso antes que el código, siempre
El código es un segundo factor, no un canal paralelo. Cada apertura comprueba primero el permiso sobre la carpeta y después el código: quien perdió el acceso — una revocación, una asignación caducada, la salida de un grupo — no abre ni con el código correcto. Lo contrario convertiría un secreto escrito en un papel en un salvoconducto que sobrevive a las revocaciones. Cerrar un archivo exige el privilegio «Caja fuerte» sobre la carpeta y ser quien lo subió o quien gobierna sus accesos: solo con permiso de edición un compañero no puede cerrar tu documento con un código suyo.
Cómo funciona
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Mover a la caja fuerte
Botón derecho sobre el archivo → «Mover a la caja fuerte», elige un código numérico. Desde ese momento el archivo está cifrado con una clave derivada del código: en la lista se ve, el contenido no.
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Desbloquea cuando haga falta
Introduce el código y se abre una sesión temporal, tuya y solo tuya, sobre ese archivo. Puedes volver a cerrarlo al momento, cambiar el código o abrirlo definitivamente. Cinco errores seguidos y el archivo se bloquea unos minutos, con bloqueos cada vez más largos: Files siempre te dice cuántos intentos quedan.
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Decide el plan B
Por defecto el administrador conserva una llave de repuesto para el desbloqueo de emergencia: sin código, pero con motivo obligatorio, aviso al propietario y línea en el registro. El tenant puede renunciar a ella desde los ajustes: en ese caso un código olvidado es una pérdida definitiva de datos, y una decisión declarada.
El código no sustituye al permiso: lo añade.
Qué puedes hacer
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Fuera de todo lo demás
Un archivo en la caja fuerte deja de buscarse por contenido, desaparece del chat documental y de la Galería, no se abre en el editor en línea, en los enlaces públicos ni en la app de escritorio. Es el precio de la protección, y está declarado.
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Derivados limpios
Vistas previas, texto indexado para la IA, copias derivadas: al cerrar un archivo Files elimina todo lo que se había generado a partir de él, también en la papelera. No queda una miniatura que cuente el contenido.
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Intentos contados
El código se verifica en el servidor con una función lenta a propósito, y cada intento se reserva antes de probarse: nada de pruebas offline, nada de ráfagas. El bloqueo es progresivo, no un candado seco tras una errata.
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Tres condiciones, todas a la vista
La caja fuerte aparece cuando la extensión está activa, el administrador ha elegido la modalidad (con o sin llave de repuesto) y el privilegio está concedido al tipo de usuario. Una página de estado muestra las tres condiciones, para que nadie la active y luego no encuentre nada.
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Registrada, como todo
Cierre, desbloqueo, cambio de código, apertura definitiva y desbloqueo de emergencia acaban en el registro de auditoría. La vista previa «Ver como usuario» no abre la caja fuerte: es de solo lectura y sin código.
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En la colección «Caja fuerte»
Todos tus archivos en la caja fuerte en un solo lugar, entre las Colecciones, con el estado de cada uno: cerrado, abierto en sesión, cuántos intentos quedan.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si olvido el código?
Si el tenant conservó la llave de repuesto, el administrador puede hacer un desbloqueo de emergencia: debe escribir un motivo, tú recibes un aviso y el evento queda en el registro. Si el tenant renunció a la llave de repuesto, el contenido se pierde: no existe una puerta trasera, por construcción.
¿Por qué ya no encuentro un archivo de la caja fuerte buscando una palabra?
Porque el texto indexado se elimina al cerrar el archivo: un índice de búsqueda legible sería una copia del contenido fuera de la caja fuerte. Lo encuentras por nombre, en su carpeta o en la colección «Caja fuerte».
¿Un compañero con permiso de edición puede cerrar mi archivo?
No. Cerrar quita el acceso a los demás, así que es el gesto de quien gobierna el acceso: hace falta el privilegio «Caja fuerte» sobre la carpeta y ser quien subió el archivo o quien gestiona sus permisos.
¿Puedo meter en la caja fuerte un archivo compartido con un enlace público?
Sí, pero el enlace deja de mostrar su contenido: la superficie pública de un archivo en la caja fuerte está cerrada como todo lo demás. Si el archivo debe seguir siendo accesible desde fuera, la caja fuerte no es la herramienta adecuada.
Las demás funcionalidades de Files
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Alex