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Erweiterung von Files

«Hier arbeiten Giulia und ich. Die anderen lesen.»

Der abgeschlossene Vorgang, der sich nicht mehr ändern darf, oder der Ordner, in dem nur zwei Personen schreiben sollen. «Archivieren» setzt ihn für alle auf Nur-Lesen, Administratoren eingeschlossen; «Schützen» für alle außer denen, die Sie wählen. Mit Ablauf, wenn nötig, kaskadierend auf Unterordner und Dateien.

Demo anfragen Überblick über Files

Zwei Gesten, zwei Versprechen

Archivieren ist der unveränderliche Nachweis: Niemand ändert, lädt hoch oder löscht, nicht einmal der Administrator, bis der Ordner dearchiviert wird — und die Dateien, die in Bearbeitung offen waren, werden geschlossen. Schützen ist die eingeschränkte Baustelle: Der Ordner wird für alle Nur-Lesen, außer den Administratoren und den Personen oder Gruppen, die Sie in die Liste setzen. Der Schutz nimmt, gibt nicht — jemanden in die Liste zu setzen, befreit ihn von der Sperre, schenkt ihm keine Berechtigungen, die er nicht hatte — und die Gruppen bleiben lebendig: Wer in die Gruppe eintritt, schreibt, wer austritt, nicht. Files warnt Sie, wenn Sie sich selbst ausschließen, und registriert, wer in einem geschützten Ordner geschrieben hat und kraft wessen — Liste, Gruppe oder Administratorrolle — mit dem Gruppennamen eingefroren, wie er an jenem Tag war.

So funktioniert es

  1. Archivieren, um abzuschließen

    Rechtsklick → Sicherheit → Ordner archivieren (Nur-Lesen), mit Enddatum, wenn die Schließung vorübergehend ist. «Ordner archiviert: 3 offene Dateien geschlossen».

  2. Schützen, um einzuschränken

    Rechtsklick → Ordner schützen (nur einige bearbeiten): Wählen Sie Personen und Gruppen unter denen, die heute schreiben können — die anderen sind schon Nur-Lesen und erscheinen nicht. Die Zusammenfassung sagt, wer bearbeiten kann, zusätzlich zu den Administratoren.

  3. Aufheben, wenn es Zeit ist

    Dearchivieren oder Schutz aufheben: Der Ordner wird wieder bearbeitbar von denen, die die Berechtigungen haben. Mit eingestelltem Ablauf fällt er von selbst.

Archivieren ist ein Nachweis. Schützen ist eine Baustelle mit Liste am Eingang.

Was Sie tun können

  • Administratoren eingeschlossen, oder nicht

    Archivieren stoppt auch die Administratoren: Es ist der Nachweis. Schützen lässt sie immer schreiben: «Um auch sie zu stoppen, braucht es Archivieren», sagt das Panel.

  • Ablauf

    «Archiviert bis 30.06.», «Geschützt bis 15.03.»: Nach dem Datum fällt der Schutz von selbst.

  • Lebendige Gruppen

    Eine Gruppe in der Liste bleibt aktuell: Wer eintritt, schreibt, wer austritt, hört auf. Um eine einzelne Person auszuschließen, wählen Sie die Personen statt der Gruppe.

  • Das Warum im Log

    Jedes Schreiben in einem geschützten Ordner registriert, woher die Berechtigung kam — Liste, Gruppe, Administrator — mit dem Gruppennamen, wie er damals war. Monate später ist die Antwort noch da.

  • Die Automationen halten an

    Eine automatische Regel auf einem archivierten Ordner löst nicht aus, solange er so bleibt: Files sagt es in der Regel selbst.

Häufige Fragen

Wer kann eine Archivierung aufheben?

Wer die Berechtigung auf dem Ordner hat, oder ein Administrator. Haben Sie sich selbst aus einem Schutz ausgeschlossen, kann nur der Administrator ihn aufheben: Files sagt es Ihnen vor dem Speichern.

Was ist der Unterschied zur Aufbewahrung?

Die Aufbewahrung verhindert das Löschen einer Datei bis zu einem Datum, aber nicht ihre Änderung. Archivieren verhindert auch das Ändern, lässt sich aber dearchivieren. Für ein Steuerdokument, das sich weder ändern noch verschwinden darf, beides.

Ist das Schließen eines Workspace dasselbe?

Die Schließung des Workspace archiviert seine Ordner für die Mitglieder: Nur-Lesen für sie, während wer nicht zum Workspace gehört, wie immer arbeitet. Archivieren dagegen stoppt alle.

Die anderen Funktionen von Files

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