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Erweiterung von Files

Ein Zugang, der von selbst endet, zum richtigen Datum

Der Praktikant vom März, der Berater des Projekts, der Prüfer des Audits: Nutzerkonten, die ein Ende haben und die niemand zu schließen vergisst — oder doch. Mit dem Ablauf von Nutzerkonten kann jedes Konto ein Enddatum haben — oder sich nach einer Inaktivitätszeit aussetzen. Beim Ablauf wird der Zugang gesperrt; Daten und Konto bleiben, und die Verlängerung ist ein Klick.

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Eine Richtlinie, keine Erinnerung

Unter Files-Einstellungen › Nutzerablauf wählt der Administrator, wie Nutzerkonten ihre Gültigkeit verlieren: nie (bis jemand eingreift), zu einem beim Anlegen des Nutzers festgelegten und immer verlängerbaren Datum, oder nach einer Inaktivitätszeit. Der Ablauf kann für alle neuen Nutzer oder nur für einige Typen Pflicht sein — Mitarbeiter und Gast, typischerweise — mit einer konfigurierbaren Höchstdauer bis zu zwölf Monaten. Beim Ablauf wird das Konto automatisch ausgesetzt: Wer sich anmeldet, findet die Tür verschlossen, aber nichts geht verloren, und Reaktivieren ist ein neues Datum.

So funktioniert es

  1. Wählen Sie den Modus

    Zu einem Datum oder nach einer Inaktivitätszeit: Die beiden schließen sich aus. Dann entscheiden Sie, ob es für alle Pflicht ist, nur für bestimmte Typen, und ob wer einen Nutzer anlegt, ihn ausnahmsweise als «ohne Ablauf» erklären kann.

  2. Das Datum entsteht mit der Einladung

    Wenn Sie einen Nutzer anlegen oder einladen, wählen Sie das Ende, innerhalb der erlaubten Höchstdauer — «maximal 6 Monate ab heute». Sie sehen es dann in der Mitgliederliste, neben dem Namen.

  3. Läuft ab, wird ausgesetzt, wird verlängert

    Am Datum geht das Konto in «wegen Ablauf ausgesetzt»: Zugang gesperrt, Ordner und Dateien intakt, Freigaben angehalten. Ein neues Datum öffnet es wieder, mit allem, wie es war.

Der Praktikant vom März braucht im Dezember keinen Zugang.

Was Sie tun können

  • Pro Typ

    Pflicht für Mitarbeiter und Gäste, optional für Angestellte: Die Richtlinie folgt dem Typ, wie alle anderen Privilegien.

  • Höchstdauer

    Bis zu zwölf Monate pro Produkt; der Administrator kann sie verkürzen. Niemand legt einen «befristeten» Zugang an, der drei Jahre dauert.

  • Nach Inaktivität

    Alternativ zum Datum: Das Konto setzt sich von selbst aus, wenn die Person Files eine gewisse Zeit nicht nutzt. Für die, die einmal reinkommen und verschwinden.

  • Erklärte Ausnahmen

    Wenn Sie es erlauben, kann wer einen Nutzer anlegt, ihn ohne Ablauf erklären, auch wo die Richtlinie ihn verlangen würde. Der Ablauf bleibt später zuweisbar.

  • Keine Verluste

    Aussetzung, nicht Löschung: persönlicher Bereich, hochgeladene Dateien, Verlauf bleiben, wo sie waren. Die Verlängerung öffnet alles wieder, ohne etwas neu aufzubauen.

Häufige Fragen

Was passiert mit den Dateien eines abgelaufenen Nutzers?

Nichts: Sie bleiben, wo sie sind, mit ihren Berechtigungen. Das Konto ist ausgesetzt, nicht gelöscht. Kommt die Person nicht zurück, ist die Schließung des persönlichen Bereichs ein separater und bewusster Schritt.

Kann ich vor dem Ablauf verlängern?

Ja, jederzeit: Der Ablauf ist innerhalb der Höchstdauer immer änderbar. Und nach dem Ablauf reaktiviert ein neues Datum das Konto.

Unterscheidet er sich vom Ablauf eines Zugangs zu einem Ordner?

Ja. Die Zuweisung zu einem Ordner kann einen eigenen Ablauf haben — diese Person verliert diesen Ordner. Der Kontoablauf schließt den gesamten Files-Zugang dieser Person.

Die anderen Funktionen von Files

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