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Erweiterung von Files

Warum haben Sie diesen Zugang gegeben? Aufgeschrieben, jedes Mal.

Jedes Mal, wenn jemand eine Zugriffsstufe zuweist, ändert oder widerruft, verlangt Files eine Begründung und fährt ohne nicht fort. Das Register bewahrt, wer die Änderung gemacht hat, an wen, auf welchem Ordner oder welcher Datei, von welcher Stufe zu welcher und warum. Administratoren und Auditoren erhalten eine E-Mail.

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Ein Register, kein Bestätigungsfenster

Die Begründung dient nicht dem Verlangsamen: Sie dient später, wenn jemand fragt «warum sah die Kanzlei Bianchi den Personalordner?». Das Register ist pro Ressource — Ordner oder Datei — und pro Empfänger — Person oder Gruppe —, und jede Zeile ist ein Nachweis: Ohne Empfänger oder ohne Ressource wird nicht geschrieben. Die Pflicht gilt pro Ordner, mit der Berechtigung «Muss eine Begründung angeben, wenn er einen Zugang zuweist, ändert oder widerruft», die «Berechtigungen verwalten» begleitet: Sie können sie auf sensiblen Ordnern verlangen und nicht auf «Marketingmaterial».

So funktioniert es

  1. Entscheiden Sie, wo sie Pflicht ist

    In der Zugriffsstufe dessen, der die Berechtigungen verwaltet, aktivieren Sie «Muss eine Begründung angeben». Auf den Ordnern, auf die diese Stufe angewendet wird, geht jeder Zugangswechsel über das Begründungsfeld.

  2. Schreiben Sie das Warum

    Sie weisen zu, ändern oder widerrufen: Das Feld öffnet sich — «Geben Sie die Begründung der Zugangszuweisung ein…» — und ohne Text startet das Speichern nicht. Gilt auch für Gruppen.

  3. Das Register und die E-Mails

    Die Zeile kommt ins Register der Zugangswechsel — lesbar und filterbar — und eine E-Mail geht mit denselben Daten an Administratoren und Auditoren. Wer kontrolliert, weiß es, bevor er fragen muss.

Ein Zugang ohne Grund ist ein Zugang, den niemand erklären können wird.

Was Sie tun können

  • Personen und Gruppen

    Der Empfänger kann eine Person oder eine Gruppe sein: Die Zeile sagt, welche, mit Name und E-Mail oder Gruppenname.

  • Ordner und Dateien

    Das Register ist unabhängig von der Ressource: Ein auf einer einzelnen Datei gegebener Zugang wird begründet und registriert wie einer auf einem Ordner.

  • Von welcher Stufe zu welcher

    Jede Zeile trägt die vorherige und die neue Stufe — Viewer → Editor — und die Art des Wechsels: Zuweisung, Änderung, Widerruf.

  • Pflicht pro Akteur, nicht für alle

    Die Begründung wird von dem verlangt, der diese Berechtigung auf dem Ordner hat. Die anderen Wechsel bleiben trotzdem im Register, mit leerem Feld.

  • Für den Auditor

    Die E-Mail bei jedem Wechsel ist die Art, wie der Auditor die Zugänge in Echtzeit sich bewegen sieht, mit dem Warum schon geschrieben.

Häufige Fragen

Verlangsamt es die Arbeit derer, die viele Zugänge verwalten?

Eine Textzeile pro Wechsel, nur auf den Ordnern, wo Sie es verlangt haben. Für Massenarbeit — Batch-Zuweisungen, Gruppen — wird die Begründung einmal pro Vorgang geschrieben.

Wer sieht das Register?

Administratoren und Auditoren, die auch die E-Mails erhalten. Der Nutzer, der den Wechsel gemacht hat, sieht seine eigenen Zeilen in den Aktivitäten.

Kann ich sie überall zur Pflicht machen?

Ja: Es reicht, die Berechtigung in den Zugriffsstufen zu aktivieren, die die Berechtigungen verwalten, auf allen Wurzelordnern. Der Rat ist, es dort zu tun, wo es wirklich nötig ist, denn eine hastig geschriebene Begründung hilft niemandem.

Die anderen Funktionen von Files

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