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Erweiterung von Files

Die Bescheinigung läuft am 14. ab. Files weiß es vor Ihnen.

Jedes Dokument mit einem Enddatum — Police, Zertifizierung, Vertrag, Genehmigung — trägt seinen Ablauf in Files. Eine Erinnerung kommt vorher, beim Ablauf passiert, was Sie für diesen Ordner festgelegt haben, und die Sammlung «Ablaufend» zeigt, was bald endet, nach Dringlichkeit geordnet.

Demo anfragen Überblick über Files

Der Ordner entscheidet, was passiert, die Datei wann

Zuerst wählt man auf dem Ordner die Aktion beim Ablauf: die Datei in der Liste als abgelaufen hervorheben, sie in den Papierkorb verschieben oder sie als Nur-Lesen schützen. Dann kann jede Datei des Ordners ihr eigenes Datum haben — aus ihrem Menü oder im Block auf einer Auswahl. Files erinnert an den Ordner vor der Datei: Ohne die Regel hat das Datum keine Wirkung und lässt sich nicht setzen. Die Erinnerung per E-Mail geht mit dem angegebenen Vorlauf raus und wird zurückgesetzt, wenn sich das Datum ändert. Es ist das Gegenteil der Aufbewahrung: Der Ablauf autorisiert, eine Datei nach einem Datum zu entfernen, die Aufbewahrung sperrt sie bis zu einem Datum.

So funktioniert es

  1. Regel auf dem Ordner

    Rechtsklick → Dokumentenablauf aktivieren: beim Ablauf hervorheben, in den Papierkorb verschieben oder als Nur-Lesen sperren. Und wie viele Tage vorher warnen, wenn Sie wollen.

  2. Datum auf der Datei

    Aus dem Dateimenü oder auf einer Auswahl im Block mit demselben Datum oder einem anderen für jede. Die Police zum 31.12., die Bescheinigung zum 14.11.

  3. Erinnerung, dann die Aktion

    Die E-Mail kommt mit dem gewählten Vorlauf. Am Datum tut Files, was der Ordner sagt — und schreibt es in die Aktivitäten. Die als Nur-Lesen gesperrte Datei wird durch ein neues Datum entsperrt.

Ein Datum auf der Datei ist mehr wert als ein Post-it am Monitor.

Was Sie tun können

  • Drei Aktionen

    Als abgelaufen hervorheben — für die, die es nur wissen müssen; in den Papierkorb verschieben — für Dokumente, die nicht mehr gebraucht werden; als Nur-Lesen sperren — für die, die sich nicht mehr ändern dürfen.

  • Sammlung «Ablaufend»

    Alle Dateien mit einem Datum, nach Dringlichkeit geordnet: was morgen abläuft, ganz oben. Keine Suche nötig.

  • Im Block

    Bis zu fünfhundert Dateien auf einmal, mit einem einheitlichen Datum oder einem pro Datei. Für den Ordner der Flottenpolicen.

  • Mit den Automationen

    Eine automatische Regel kann jedem in «Zertifizierungen» hochgeladenen PDF den Ablauf setzen, damit niemand ihn vergisst.

Häufige Fragen

Lässt sich die beim Ablauf in den Papierkorb verschobene Datei wiederherstellen?

Ja, aus dem Papierkorb, für die vom Plan vorgesehenen Tage. Dann wird sie endgültig gelöscht wie alles andere im Papierkorb.

Was ist der Unterschied zur Aufbewahrung?

Sie sind Gegensätze. Der Ablauf sagt «nach diesem Datum kann die Datei gehen» — oder hervorgehoben oder gesperrt werden. Die Aufbewahrung sagt «bis zu diesem Datum darf die Datei von niemandem gelöscht werden». Ein Vertrag kann beides haben: Aufbewahrung für zehn Jahre, Ablauf zur Verlängerung.

Wer erhält die Erinnerung?

Wer die Datei hochgeladen hat und wer den Ordner verwaltet. Um andere zu benachrichtigen — den Flottenverantwortlichen — nutzt man die Ordnerbenachrichtigungen.

Die anderen Funktionen von Files

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