Ein Produkt von

Erweiterung von Files

Zehn Jahre heißt zehn Jahre. Auch für den Administrator.

Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Verträge, Patientenakten: Dokumente, die das Gesetz für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren verlangt. Die Aufbewahrung sperrt sie bis zu diesem Datum: Sie werden nicht in den Papierkorb verschoben, nicht überschrieben, nicht gelöscht — nicht einmal vom Administrator. Und wenn der Zeitraum endet, ist die Vernichtung nachverfolgt.

Demo anfragen Überblick über Files

Sie wird verlängert, nicht verkürzt

Wer die Berechtigung «Aufbewahrung» auf dem Ordner hat, wendet die Sperre auf eine Datei oder Auswahl an oder verlängert sie, bis zu einem künftigen Datum. Sie zu verkürzen oder aufzuheben ist kein normaler Vorgang: Es ist ein «Break-Glass», dem Files-Administrator vorbehalten, mit Pflichtbegründung, auf das WORM-Audit geschrieben — das Register, das sich nicht ändert — zusätzlich zu den Aktivitäten. Die Sperre lebt in den Löschpfaden selbst: Papierkorb, Löschung, Überschreiben, automatische Bereinigung treffen alle auf sie, also gibt es keinen Seitenweg. Der Dateiablauf tut das Gegenteil — autorisiert das Entfernen nach einem Datum — und beide koexistieren.

So funktioniert es

  1. Wenden Sie die Sperre an

    Rechtsklick auf die Datei oder Auswahl → Rechtliche Sperre → Enddatum. Von diesem Moment an trägt die Datei das Schloss und kein Löschpfad rührt sie an.

  2. Verlängern Sie bei Bedarf

    Ein Rechtsstreit, eine Prüfung: Das Datum wird von dem, der die Berechtigung hat, nach vorn verschoben. Zurück nicht.

  3. Ende des Zeitraums, oder Notfall

    Am Datum fällt die Sperre und die Datei wird wieder löschbar — mit nachverfolgter Löschung. Vor dem Datum kann nur der Administrator sie aufheben und schreibt warum: Die Zeile landet im unveränderlichen Register.

Die Datei, die das Gesetz aufzubewahren verlangt, hat keine Löschen-Taste.

Was Sie tun können

  • Kein Seitenweg

    Papierkorb, Löschung, Überschreiben, automatische Bereinigung, Verschieben nach außen: Alle prüfen das Aufbewahrungsdatum. Es gibt keine Aktion, die es ignoriert.

  • Nachverfolgtes Break-Glass

    Die vorzeitige Aufhebung gehört dem Administrator, mit Begründung, auf dem WORM-Audit. Wer kontrolliert, sieht, wer das Glas zerbrochen hat und warum.

  • Im Block

    Eine Auswahl von Dateien, ein Datum: der ganze Rechnungsjahrgang mit einer Geste.

  • Sammlung der gesperrten Dateien

    Alle Dateien in Aufbewahrung mit ihrem Enddatum, um zu wissen, was wann frei wird.

  • Mit der Archivierung

    Die Aufbewahrung hält die Datei in Files; die Ersatzarchivierung übergibt sie einem akkreditierten Archivar. Für Steuerdokumente, zusammen.

Häufige Fragen

Kann man eine Datei in Aufbewahrung ändern?

Sie kann weder überschrieben noch gelöscht werden. Um sie ganz einzufrieren — keine Änderungen, kein Umbenennen — kombiniert man sie mit dem Schutz «Nur-Lesen» des Ordners oder mit dem sperrenden Ablauf.

Und wenn das Unternehmen den Vertrag mit Kamzan beendet?

Die Dateien werden exportiert, Aufbewahrung als Information eingeschlossen. Die Sperre ist eine Garantie innerhalb von Files; die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Unternehmen, und dafür gibt es die Ersatzarchivierung.

Wer legt die Daten fest?

Wer die Berechtigung auf dem Ordner hat, nach den Pflichten Ihrer Branche. Files schreibt keine Dauern vor: Es registriert sie und setzt sie durch.

Die anderen Funktionen von Files

Bringen Sie die Dateien Ihres Unternehmens in die Cloud

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Files Speichern und Teilen einfach und sicher macht.

Demo anfragen