Se faire réserver un rendez-vous

Une page de réservation est un lien que tu envoies à qui tu veux : la personne ne voit que tes horaires libres et en choisit un. Le rendez-vous arrive tout seul sur ton calendrier, sans échange d’e-mails.

Pour en créer une tu dois :

1. Dans le menu de gauche, «Réservations».
2. En haut à droite, le bouton bleu «Nouvelle page». La fenêtre «Nouvelle page de réservation» s’ouvre, un parcours en six étapes listées en haut de la fenêtre ; on avance avec «Suivant» en bas.
3. À la dernière étape, «Créer la page».

Sur téléphone les pages se consultent mais ne se créent pas : «Les pages de réservation se créent sur le bureau.»

Les six étapes

1. «Détails» — le «Titre» que lira l’invité («ex. Consultation de 30 min») et la «Durée du créneau». Ici sont aussi les trois règles qui t’évitent les ennuis : «Marge avant (min)» et «Marge après (min)» pour ne pas coller un rendez-vous à l’autre, «Réservable dans au moins» pour que personne ne te réserve dans dix minutes, «Réservable jusqu’à» pour ne pas te faire remplir l’agenda dans six mois. Et «Où se déroule le rendez-vous ?» : avec «En ligne (Meeting auto)» chaque réservation génère toute seule le lien de la visioconférence ; en présence tu choisis un lieu dans ta bibliothèque.

2. «Disponibilité» — les jours et les plages où tu acceptes des rendez-vous, avec «+ Ajouter une plage horaire» pour couper la journée. «Réservations max.» ferme la plage après un certain nombre de rendez-vous ce jour-là.

3. «Questions» — quoi demander à l’invité en plus du nom et de l’e-mail : téléphone, entreprise, sujet de la rencontre. Avec «Champs prêts» tu en ajoutes une toute faite, ou écris-la toi-même avec «Ajouter une question» et, si elle ne peut pas manquer, coche «Obligatoire».

4. «Calendriers» — les «Calendriers liés» sont ceux sur lesquels Kalendo vérifie que tu es libre : là où tu as un rendez-vous, l’horaire n’est pas proposé. Le «Calendrier cible» est celui où naîtront les réservations.

5. «Invitations» — les «Invités permanents» : qui doit être invité à chaque réservation de cette page, un collègue qui participe toujours. Qui réserve ne les voit pas ; il peut quand même ajouter ses propres personnes depuis la page publique.

6. «Apparence» — le «Mise en page de la page publique» («Calendrier hebdomadaire» ou «Minimale») et l’«Apparence de l’invitation» : de quoi est composé le titre de l’événement qui arrive sur ton calendrier.

Si l’entrée n’y est pas

«Réservations» dans le menu n’apparaît qu’avec le privilège de la typologie d’utilisateur («Pagine di prenotazione»). Demande-le à qui gère les utilisateurs de Kalendo.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment laisser les clients réserver un rendez-vous
• comment créer une page de réservation
• comment décider à quels horaires je suis réservable
• comment éviter qu'on me réserve au dernier moment
• comment faire qu'on ne me réserve pas quand j'ai déjà quelque chose