Farsi prenotare un appuntamento

Una pagina di prenotazione e’ un link che mandi a chi vuoi: la persona vede solo i tuoi orari liberi e ne sceglie uno. L’appuntamento finisce sul tuo calendario da solo, senza scambi di email.

Per crearne una devi:

1. Nel menu di sinistra, «Prenotazioni».
2. In alto a destra, il pulsante blu «Nuova pagina». Si apre la finestra «Nuova pagina di prenotazione», un percorso in sei passi elencati in cima alla finestra; si avanza con «Avanti» in fondo.
3. All’ultimo passo, «Crea pagina».

Da telefono le pagine si consultano ma non si creano: «Crea le pagine di prenotazione da desktop.»

I sei passi

1. «Dettagli» — il «Titolo» che leggera’ l’ospite («es. Consulenza 30 min») e la «Durata slot». Qui stanno anche le tre regole che ti evitano i guai: «Buffer prima (min)» e «Buffer dopo (min)» per non incollare un appuntamento all’altro, «Prenotabile tra almeno» perche’ nessuno ti prenoti fra dieci minuti, «Prenotabile fino a» per non farti riempire l’agenda fra sei mesi. E «Dove si svolge l’appuntamento?»: con «Online (Meeting auto)» ogni prenotazione genera da sola il link della videoconferenza; in presenza scegli un luogo dalla tua libreria.

2. «Disponibilita» — i giorni e le fasce in cui accetti appuntamenti, con «+ Aggiungi fascia oraria» per spezzare la giornata. «Max prenotazioni» chiude la fascia dopo un certo numero di appuntamenti in quel giorno.

3. «Domande» — cosa chiedere all’ospite oltre a nome ed email: telefono, azienda, argomento dell’incontro. Con «Campi pronti» ne aggiungi una gia’ fatta, oppure scrivila tu con «Aggiungi domanda» e, se non puo’ mancare, spunta «Obbligatoria».

4. «Calendari» — i «Calendari collegati» sono quelli su cui Kalendo controlla che tu sia libero: dove hai un impegno, l’orario non viene proposto. Il «Calendario target» e’ quello in cui nasceranno le prenotazioni.

5. «Inviti» — gli «Invitati fissi»: chi deve essere invitato a ogni prenotazione di quella pagina, un collega che partecipa sempre. Chi prenota non li vede; puo’ comunque aggiungere le proprie persone dalla pagina pubblica.

6. «Aspetto» — il «Layout pagina pubblica» («Calendario settimanale» o «Minimale») e l’«Aspetto invito»: di cosa e’ composto il titolo dell’evento che finisce sul tuo calendario.

Se la voce non c’e’

«Prenotazioni» nel menu compare solo con il privilegio della tipologia utente («Pagine di prenotazione»). Chiedilo a chi gestisce gli utenti di Kalendo.

Domande a cui risponde questa guida

• come faccio prenotare un appuntamento ai clienti
• come creo una pagina di prenotazione
• come decido in che orari sono prenotabile
• come evito che mi prenotino a ridosso
• come faccio in modo che non mi prenotino quando ho gia' un impegno