Trouver la date qui va à tout le monde avec un sondage

Quand les participants sont nombreux et que personne ne répond aux e-mails, le sondage retourne la question : tu proposes quelques horaires, chacun indique quand il peut.

Pour en créer un tu dois :

1. Dans le menu de gauche, «Sondages».
2. En haut à droite, le bouton bleu «Nouveau sondage». Un parcours par étapes s’ouvre, listées en haut (leurs noms sont en italien dans toutes les langues) : Informazioni (le «Titre» et le calendrier pour l’événement final), «Type de sondage», «Lieux», Modalita’, Periodo (la durée de la rencontre, de quand à quand proposer des horaires, la date limite pour répondre), Slot, Inviti.
3. Confirmer à la dernière étape.

Sur téléphone les sondages se consultent mais ne se créent pas : «Les sondages se créent sur le bureau.»

À l’étape «Slot», les plages où tu es déjà pris sont en gris et ne peuvent pas être choisies : «Cliquez sur un créneau pour le proposer ou le retirer. Les plages avec des engagements existants sont affichées en gris foncé et ne peuvent pas être sélectionnées.»

Les deux options qui résolvent les vrais problèmes

Elles sont toutes deux à la dernière étape :

«Bloquer temporairement les horaires proposés» — les horaires que tu as proposés se bloquent sur ton calendrier comme des engagements à confirmer, ainsi tu ne mets rien d’autre par-dessus en attendant les réponses. Ils disparaissent tout seuls quand tu confirmes ; dans le sondage l’encadré «Horaires bloqués sur votre calendrier» te le rappelle.

«Envoyer un rappel aux non-votants» — un e-mail de relance seulement à ceux qui n’ont pas encore répondu, aux jours que tu choisis avant la date limite. C’est la réponse à “ils ne répondent pas” : pas besoin de leur courir après à la main.

Recueillir les réponses

Dans la liste «Sondages» (onglets «Ouverts et confirmés» et «Fermés») clique sur le sondage. En haut à droite, «Copier le lien du sondage» : envoie-le aux participants, même à ceux sans compte Kamzan. Sous «Résultats» les votes se lisent «Par créneau» ou «Par personne», et le «Créneau gagnant» est signalé.

Quand tu as décidé : «Confirmer» sur le créneau choisi — la fenêtre de l’événement s’ouvre déjà remplie, avec les participants dedans, et tu l’enregistres. Avec «Fermer le sondage», à côté de «Copier le lien», tu arrêtes de recueillir des réponses.

Plusieurs rencontres en une fois

À l’étape «Type de sondage» tu peux choisir «Série de réunions» au lieu de «Réunion unique» : plusieurs rendez-vous distincts, chacun avec ses horaires et ses lieux, votés séparément. C’est la façon de fixer un cycle de réunions avec un seul tour de questions.

Si l’entrée n’y est pas

«Sondages» dans le menu n’apparaît qu’avec le privilège de la typologie d’utilisateur (il s’appelle Sondaggi lui aussi, dans la gestion des utilisateurs). Demande-le à qui gère les utilisateurs de Kalendo.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment faire un doodle
• comment demander à plusieurs personnes quand elles peuvent
• comment trouver la meilleure date pour une réunion
• comment confirmer la date choisie par le sondage
• les participants ne répondent pas au sondage