Mit einer Umfrage den Termin finden, der allen passt

Wenn die Teilnehmer viele sind und niemand auf E-Mails antwortet, dreht die Umfrage die Frage um: du schlägst einige Zeiten vor, jeder markiert, wann er kann.

Um eine anzulegen, musst du:

1. Im linken Menü «Umfragen».
2. Oben rechts den blauen Button «Neue Umfrage». Ein Weg in Schritten öffnet sich, oben aufgelistet (ihre Namen sind in jeder Sprache italienisch): Informazioni (der «Titel» und der Kalender für den endgültigen Termin), «Umfragetyp», «Orte», Modalita’, Periodo (die Dauer des Treffens, von wann bis wann Zeiten vorschlagen, die Frist zum Antworten), Slot, Inviti.
3. Im letzten Schritt bestätigen.

Am Telefon lassen sich die Umfragen ansehen, aber nicht anlegen: «Umfragen werden am Desktop erstellt.»

Im Schritt «Slot» sind die Fenster, in denen du schon belegt bist, grau und nicht wählbar: «Klicken Sie auf einen Slot, um ihn vorzuschlagen oder zu entfernen. Zeitfenster mit bestehenden Verpflichtungen werden in dunklem Grau angezeigt und können nicht ausgewählt werden.»

Die zwei Optionen, die die echten Probleme lösen

Beide stehen im letzten Schritt:

«Vorgeschlagene Zeiten vorübergehend blockieren» — die vorgeschlagenen Zeiten werden in deinem Kalender als zu bestätigende Termine blockiert, so legst du nichts anderes darüber, während du auf Antworten wartest. Sie verschwinden von selbst, wenn du bestätigst; in der Umfrage erinnert der Kasten «Zeiten in deinem Kalender blockiert» daran.

«Erinnerung an Nicht-Wähler senden» — eine Erinnerungs-E-Mail nur an die, die noch nicht geantwortet haben, an den Tagen vor der Frist, die du wählst. Das ist die Antwort auf „sie antworten nicht”: kein Hinterherlaufen von Hand.

Die Antworten einsammeln

In der Liste «Umfragen» (Reiter «Offen und bestätigt» und «Geschlossen») klick die Umfrage an. Oben rechts «Umfrage-Link kopieren»: schick ihn den Teilnehmern, auch denen ohne Kamzan-Konto. Unter «Ergebnisse» liest man die Stimmen «Nach Zeitfenster» oder «Nach Person», und der «Gewinner-Slot» ist markiert.

Wenn du dich entschieden hast: «Bestätigen» am gewählten Slot — das Terminfenster öffnet sich schon ausgefüllt, mit den Teilnehmern drin, und du speicherst es. Mit «Umfrage schließen», neben «Link kopieren», hörst du auf, Antworten zu sammeln.

Mehrere Treffen auf einmal

Im Schritt «Umfragetyp» kannst du «Serie von Treffen» statt «Einzelnes Treffen» wählen: mehrere getrennte Termine, jeder mit seinen Zeiten und Orten, getrennt abgestimmt. So legt man eine Meeting-Reihe mit einer einzigen Fragerunde fest.

Wenn der Eintrag fehlt

«Umfragen» im Menü erscheint nur mit dem Privileg der Benutzertypologie (es heißt in der Benutzerverwaltung ebenfalls Sondaggi). Frag die Person, die die Kalendo-Benutzer verwaltet.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie mache ich ein Doodle
• wie frage ich mehrere Personen, wann sie können
• wie finde ich den besten Termin für ein Meeting
• wie bestätige ich den von der Umfrage gewählten Termin
• die Teilnehmer antworten nicht auf die Umfrage