Encontrar a data boa para todos com uma sondagem

Quando os participantes são muitos e ninguém responde aos emails, a sondagem inverte a pergunta: propões tu alguns horários, cada um marca quando pode.

Para criar uma tens de:

1. No menu da esquerda, «Sondagens».
2. No canto superior direito, o botão azul «Nova sondagem». Abre-se um percurso por passos, listados em cima (os nomes deles estão em italiano em todas as línguas): Informazioni (o «Título» e o calendário para o evento final), «Tipo de sondagem», «Locais», Modalita’, Periodo (a duração da reunião, desde quando até quando propor horários, o prazo para responder), Slot, Inviti.
3. Confirmar no último passo.

No telemóvel as sondagens consultam-se mas não se criam: «As enquetes são criadas no desktop.»

No passo «Slot», as faixas em que já estás ocupado estão a cinzento e não se podem escolher: «Clique num horário para o propor ou remover. Os intervalos com compromissos existentes aparecem a cinzento-escuro e não podem ser selecionados.»

As duas opções que resolvem os problemas a sério

Ambas estão no último passo:

«Bloquear temporariamente os horários propostos» — os horários que propuseste bloqueiam-se no teu calendário como compromissos por confirmar, assim não pões nada por cima enquanto esperas as respostas. Desaparecem sozinhos quando confirmas; na sondagem lembra-to o quadro «Horários bloqueados no seu calendário».

«Enviar lembrete aos não votantes» — um email de lembrete só a quem ainda não respondeu, nos dias que escolheres antes do prazo. É a resposta a “não respondem”: não é preciso andar atrás deles à mão.

Recolher as respostas

Na lista «Sondagens» (separadores «Abertos e confirmados» e «Fechados») clica na sondagem. No canto superior direito, «Copiar ligação da sondagem»: envia-a aos participantes, mesmo a quem não tem conta Kamzan. Em «Resultados» os votos leem-se «Por horário» ou «Por pessoa», e o «Horário vencedor» está assinalado.

Quando tiveres decidido: «Confirmar» no slot escolhido — abre-se a janela do evento já preenchida, com os participantes dentro, e guarda-la. Com «Fechar sondagem», ao lado de «Copiar ligação», deixas de recolher respostas.

Várias reuniões de uma vez

No passo «Tipo de sondagem» podes escolher «Série de reuniões» em vez de «Reunião única»: vários compromissos distintos, cada um com os seus horários e os seus locais, votados separadamente. É a forma de marcar um ciclo de reuniões com uma só ronda de perguntas.

Se a entrada não está

«Sondagens» no menu só aparece com o privilégio da tipologia de utilizador (chama-se Sondaggi também ele, na gestão de utilizadores). Pede-o a quem gere os utilizadores do Kalendo.

Perguntas a que este guia responde

• como faço um doodle
• como pergunto a várias pessoas quando podem
• como encontro a melhor data para uma reunião
• como confirmo a data escolhida pela sondagem
• os participantes não respondem à sondagem