Collegare una raccolta a Files, e archiviarla

Sono due cose diverse, e conviene non confonderle: una tiene i documenti sincronizzati mentre arrivano, l’altra chiude la pratica e la sposta.

Il collegamento: durante

Con l’estensione Collegamento Files, sulla riga della raccolta in «Flussi» — a destra, accanto all’ingranaggio — c’è l’icona della cartella con la freccia, «Collega a cartella Files»: si apre «Seleziona cartella», navighi l’archivio di Files e premi «Seleziona questa cartella». Leggi «Collegato a ""», e da lì in poi i documenti che arrivano finiscono anche in Files, con la stessa struttura di aree e topic.

La stessa icona, una volta collegata, apre «Collegamento Files» con la «Cartella collegata su Files»: «Modifica» per cambiarla, «Rimuovi» per scollegare.

Finché il collegamento c’è, la raccolta non si elimina: nel menu «Altre azioni» la voce è spenta, con «Collegata a Kamzan Files: scollega prima il collegamento per eliminarla».

Da telefono il collegamento non si gestisce: da computer.

L’archiviazione: alla fine

Con l’estensione Archivia su Files la pratica chiusa si trasferisce: file e struttura cartelle. Per farlo devi:

1. archiviare prima la richiesta: menu «Altre azioni» (tre puntini sulla riga) → «Archivia»;
2. riaprire lo stesso menu: ora c’è «Archivia su Files» — compare solo su una raccolta archiviata e con almeno un file;
3. nella finestra scegliere la posizione in «Percorso di destinazione su Files» e il «Nome cartella destinazione su Files», poi premere «Archivia su Files» in basso.

⚠️ Prima di premere, guarda la spunta «Elimina i file originali da Upload Flows»: è una scelta, non un’automazione. Se la metti, in Flow non restano.

Fatta, sulla riga della raccolta compare l’etichetta con il nome della cartella su Files, e un click la apre in Files. Nel menu «Altre azioni» la voce diventa «Archiviato su Files»: apre «Sposta archivio su Files», per portarla in un’altra cartella con «Sposta».

Entrambe le estensioni richiedono il prodotto Files attivo per l’azienda.

Domande a cui risponde questa guida

• come mando i documenti caricati in files
• come archivio una raccolta chiusa
• i file spariscono da flow se archivio
• differenza fra collegamento e archiviazione