Le raccolte

Una raccolta e’ il caso concreto: la pratica, la persona, il fornitore. E’ il contenitore in cui i documenti arrivano davvero.

Crearne una

Per creare una raccolta devi:

1. aprire «Flussi» nel menu di sinistra — si apre sulla linguetta «Raccolte»;
2. premere «Nuova raccolta», in alto a destra nella barra del titolo: si apre una finestra al centro;
3. scrivere il nome nel campo «Nome della raccolta» — e’ quello con cui la cercherai fra un anno, quindi per esteso;
4. se vuoi, collegarla subito a un’azienda con «Collega azienda», sotto il nome: si apre l’elenco dei clienti, con una ricerca se sono piu’ di cinque;
5. decidere chi la gestisce nel riquadro «Chi può gestire questa raccolta» (vedi sotto) e confermare.

Entrare, e cosa si trova dentro

Un click sulla riga apre la raccolta. Dentro, finche’ non hai attivato un flusso, e’ vuota; dopo, ci trovi le cartelle delle aree e dei topic con i file arrivati, navigabili come un disco. Il percorso sta sopra l’elenco, e la freccina in su riporta al livello superiore.

Con la modalita’ «Individuale» dell’attivazione la raccolta si riempie da sola di una sottocartella per partecipante.

Cambiarla o toglierla

Sulla riga, a destra, c’e’ l’icona a tre puntini «Altre azioni». Nel menu che si apre:

• «Modifica» — si apre la finestra «Modifica raccolta»: nome, azienda collegata e chi la gestisce. Se cambi azienda a una raccolta gia’ avviata cambia anche chi la vede.
• «Elimina» — la conferma dice «La raccolta e tutto il suo contenuto verranno eliminati.» Finisce nel cestino, da cui si recupera. Se e’ collegata a Files la voce e’ spenta e passandoci sopra leggi «Collegata a Kamzan Files: scollega prima il collegamento per eliminarla».

Da telefono: «Modifica» non c’e’, si cambia da computer.

Chi la puo’ gestire

Nel riquadro «Chi può gestire questa raccolta» — alla creazione e in «Modifica» — la regola sta scritta li’ sotto: «I gestori vedono tutte le raccolte. I responsabili vedono solo le raccolte assegnate.»

Sono due modi diversi di lavorare, non due livelli dello stesso: «Gestore» per chi ha in mano tutto, «Responsabile» per chi segue le sue pratiche e non deve inciampare in quelle degli altri. Chi e’ responsabile e crea la raccolta ci resta dentro da solo.

Collegarla a un’azienda

Con «Collega azienda» la raccolta e’ legata a un cliente dell’anagrafica: il nome dell’azienda compare come etichetta accanto a quello della raccolta, la ritrovi partendo dalla scheda del cliente, e i coordinatori assegnati a quell’azienda la vedono.

Se non trovi «Nuova raccolta»

Serve il privilegio «Gestione raccolte e richieste»; con il solo «Visualizza raccolte e richieste» le raccolte si leggono e basta. Con «Solo raccolte assegnate (Responsabile)» vedi soltanto le tue, e non ne crei di nuove. Chiedilo a chi gestisce gli utenti di Flow.

Domande a cui risponde questa guida

• come creo una raccolta
• a cosa serve una raccolta
• come cambio il nome di una raccolta
• chi puo' vedere una raccolta
• come elimino una raccolta