一本登记簿，而非确认窗口
理由不是为了拖慢：它是为了之后，当有人问“为什么 Bianchi 事务所能看到人事文件夹？”登记簿按资源——文件夹或文件——和按收件人——人员或群组——每一行是一份证明：没有收件人或没有资源就不写。义务按文件夹应用，通过伴随“管理权限”的“分配、修改或撤销访问时须说明理由”权限：您可以在敏感文件夹上要求，在“营销材料”上不要求。
工作原理
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决定在哪里强制
在管理权限者的访问级别中开启“须说明理由”。在该级别适用的文件夹上，每次访问变更都经过理由字段。
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写下原因
分配、修改或撤销：字段打开——“输入访问分配的理由…”——没有文本保存不会开始。对群组同样有效。
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登记簿与邮件
该行进入访问变更登记簿——可读可筛选——一封邮件带同样数据发给管理员和审计员。控制者在需要询问之前就知道。
没有理由的访问是没人能解释的访问。
您能做什么
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人员与群组
收件人可以是人员或群组：该行说明是哪个，附姓名和邮箱或群组名称。
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文件夹与文件
登记簿独立于资源：对单个文件给的访问权像对文件夹给的一样说明理由并记录。
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从哪个级别到哪个
每行带先前级别和新级别——Viewer → Editor——以及变更类型：分配、修改、撤销。
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按操作者的义务，而非对所有人
理由向在文件夹上拥有该权限的人要求。其他变更仍留在登记簿中，字段为空。
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为审计员
每次变更的邮件是审计员实时看到访问变动的方式，原因已经写好。
常见问题
会拖慢管理大量访问者的工作吗？
每次变更一行文本，仅在您要求的文件夹上。对批量工作——批量分配、群组——理由为该操作写一次。
谁看到登记簿？
管理员和审计员，他们也收到邮件。做出变更的用户在活动中看到自己的行。
我可以把它设为处处强制吗？
可以：只需在管理权限的访问级别中开启该权限，在所有根文件夹上。建议在真正需要的地方这样做，因为匆忙写下的理由对谁都没帮助。
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Alex