Extensión de Files
¿Por qué diste ese acceso? Escrito, cada vez.
Cada vez que alguien asigna, modifica o revoca un nivel de acceso, Files pide un motivo y no continúa sin él. El registro conserva quién hizo el cambio, a quién, sobre qué carpeta o archivo, de qué nivel a cuál, y por qué. Administradores y auditores reciben un correo.
Un registro, no una ventana de confirmación
El motivo no está para frenar: está para después, cuando alguien pregunte «¿por qué el despacho Bianchi veía la carpeta de personal?». El registro es por recurso — carpeta o archivo — y por destinatario — persona o grupo — y cada fila es una prueba: sin destinatario o sin recurso no se escribe. La obligación se aplica por carpeta, con el permiso «Debe indicar un motivo al asignar, modificar o revocar un acceso», que acompaña a «Gestionar permisos»: puedes exigirla en las carpetas sensibles y no en «Material de marketing».
Cómo funciona
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Decide dónde es obligatoria
En el nivel de acceso de quien gestiona permisos activa «Debe indicar un motivo». En las carpetas donde ese nivel se aplica, cada cambio de acceso pasará por el campo motivo.
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Escribe el porqué
Asignas, modificas o revocas: se abre el campo — «Introduce el motivo de la asignación de acceso…» — y sin texto el guardado no se realiza. Vale también para los grupos.
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El registro y los correos
La fila entra en el registro de cambios de acceso — legible y filtrable — y sale un correo a administradores y auditores con los mismos datos. Quien controla sabe antes de tener que preguntar.
Un acceso sin motivo es un acceso que nadie sabrá explicar.
Qué puedes hacer
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Personas y grupos
El destinatario puede ser una persona o un grupo: la fila dice cuál, con nombre y correo o nombre del grupo.
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Carpetas y archivos
El registro es independiente del recurso: un acceso dado sobre un solo archivo se motiva y se registra como uno dado sobre una carpeta.
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De qué nivel a cuál
Cada fila lleva el nivel anterior y el nuevo — Viewer → Editor — y el tipo de cambio: asignación, modificación, revocación.
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Obligación por actor, no para todos
El motivo se exige a quien tiene ese permiso sobre la carpeta. Los demás cambios quedan en el registro igualmente, con el campo vacío.
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Para el auditor
El correo en cada cambio es la forma en que el auditor ve moverse los accesos en tiempo real, con el porqué ya escrito.
Preguntas frecuentes
¿Ralentiza a quien gestiona muchos accesos?
Una línea de texto por cambio, solo en las carpetas donde lo has exigido. Para el trabajo masivo — asignaciones en lote, grupos — el motivo se escribe una vez por operación.
¿Quién ve el registro?
Administradores y auditores, que reciben también los correos. El usuario que hizo el cambio ve sus propias filas en la actividad.
¿Puedo hacerla obligatoria en todas partes?
Sí: basta activar el permiso en los niveles de acceso que gestionan permisos, en todas las carpetas raíz. El consejo es hacerlo donde de verdad importa, porque un motivo escrito deprisa no ayuda a nadie.
Las demás funcionalidades de Files
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Alex