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Porque deu aquele acesso? Escrito, de cada vez.

Sempre que alguém atribui, altera ou revoga um nível de acesso, o Files pede uma justificação e não prossegue sem ela. O registo conserva quem fez a alteração, a quem, em que pasta ou ficheiro, de que nível para qual, e porquê. Administradores e auditores recebem um e-mail.

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Um registo, não uma janela de confirmação

A justificação não serve para abrandar: serve depois, quando alguém pergunta «porque é que o escritório Bianchi via a pasta do pessoal?». O registo é por recurso — pasta ou ficheiro — e por destinatário — pessoa ou grupo — e cada linha é uma prova: sem destinatário ou sem recurso não se escreve. A obrigação aplica-se por pasta, com a permissão «Tem de indicar uma justificação quando atribui, altera ou revoga um acesso», que acompanha «Gerir as permissões»: pode pedi-la nas pastas sensíveis e não em «Material de marketing».

Como funciona

  1. Decida onde é obrigatória

    No nível de acesso de quem gere as permissões liga «Tem de indicar uma justificação». Nas pastas em que esse nível se aplica, cada mudança de acesso passará pelo campo de justificação.

  2. Escreva o porquê

    Atribui, altera ou revoga: abre-se o campo — «Introduza a justificação da atribuição de acesso…» — e sem texto a gravação não parte. Vale também para os grupos.

  3. O registo e os e-mails

    A linha entra no registo das mudanças de acesso — legível e filtrável — e um e-mail parte para administradores e auditores com os mesmos dados. Quem controla sabe antes de ter de perguntar.

Um acesso sem motivo é um acesso que ninguém saberá explicar.

O que pode fazer

  • Pessoas e grupos

    O destinatário pode ser uma pessoa ou um grupo: a linha diz qual, com nome e e-mail ou nome do grupo.

  • Pastas e ficheiros

    O registo é independente do recurso: um acesso dado num único ficheiro justifica-se e regista-se como um dado numa pasta.

  • De que nível para qual

    Cada linha traz o nível anterior e o novo — Visualizador → Editor — e o tipo de mudança: atribuição, alteração, revogação.

  • Obrigação por ator, não para todos

    A justificação é pedida a quem tem essa permissão na pasta. As outras mudanças ficam no registo na mesma, com o campo vazio.

  • Para o auditor

    O e-mail a cada mudança é a forma como o auditor vê os acessos moverem-se em tempo real, com o porquê já escrito.

Perguntas frequentes

Abranda o trabalho de quem gere muitos acessos?

Uma linha de texto por mudança, só nas pastas onde o pediu. Para o trabalho em massa — atribuições em lote, grupos — a justificação escreve-se uma vez por operação.

Quem vê o registo?

Administradores e auditores, que recebem também os e-mails. O utilizador que fez a mudança vê as suas linhas nas atividades.

Posso torná-la obrigatória em todo o lado?

Sim: basta ligar a permissão nos níveis de acesso que gerem as permissões, em todas as pastas raiz. O conselho é fazê-lo onde é realmente preciso, porque uma justificação escrita à pressa não ajuda ninguém.

As outras funcionalidades do Files

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