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Extension de Files

Pourquoi avez-vous donné cet accès ? Écrit, à chaque fois.

Chaque fois que quelqu’un attribue, modifie ou révoque un niveau d’accès, Files demande une motivation et ne procède pas sans. Le registre conserve qui a fait la modification, à qui, sur quel dossier ou fichier, de quel niveau à quel autre, et pourquoi. Administrateurs et auditeurs reçoivent un e-mail.

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Un registre, pas une fenêtre de confirmation

La motivation ne sert pas à ralentir : elle sert après, quand quelqu’un demande « pourquoi le cabinet Bianchi voyait-il le dossier du personnel ? ». Le registre est par ressource — dossier ou fichier — et par destinataire — personne ou groupe — et chaque ligne est une preuve : sans destinataire ou sans ressource, on n’écrit pas. L’obligation s’applique par dossier, avec la permission « Doit indiquer une motivation quand il attribue, modifie ou révoque un accès », qui accompagne « Gérer les permissions » : vous pouvez l’exiger sur les dossiers sensibles et pas sur « Matériel marketing ».

Comment ça marche

  1. Décidez où elle est obligatoire

    Dans le niveau d’accès de celui qui gère les permissions, activez « Doit indiquer une motivation ». Sur les dossiers où ce niveau s’applique, chaque changement d’accès passera par le champ motivation.

  2. Écrivez le pourquoi

    Vous attribuez, modifiez ou révoquez : le champ s’ouvre — « Saisissez la motivation de l’attribution d’accès… » — et sans texte, l’enregistrement ne part pas. Vaut aussi pour les groupes.

  3. Le registre et les e-mails

    La ligne entre dans le registre des changements d’accès — lisible et filtrable — et un e-mail part vers administrateurs et auditeurs avec les mêmes données. Celui qui contrôle sait avant de devoir demander.

Un accès sans motif est un accès que personne ne saura expliquer.

Ce que vous pouvez faire

  • Personnes et groupes

    Le destinataire peut être une personne ou un groupe : la ligne dit lequel, avec nom et e-mail ou nom du groupe.

  • Dossiers et fichiers

    Le registre est indépendant de la ressource : un accès donné sur un seul fichier se motive et s’enregistre comme un accès donné sur un dossier.

  • De quel niveau à quel autre

    Chaque ligne porte le niveau précédent et le nouveau — Viewer → Editor — et le type de changement : attribution, modification, révocation.

  • Obligation par acteur, pas pour tous

    La motivation est demandée à celui qui a cette permission sur le dossier. Les autres changements restent quand même dans le registre, avec le champ vide.

  • Pour l’auditeur

    L’e-mail à chaque changement est la façon dont l’auditeur voit les accès bouger en temps réel, avec le pourquoi déjà écrit.

Questions fréquentes

Cela ralentit-il le travail de ceux qui gèrent beaucoup d’accès ?

Une ligne de texte par changement, seulement sur les dossiers où vous l’avez exigé. Pour le travail massif — attributions par lot, groupes — la motivation s’écrit une fois pour l’opération.

Qui voit le registre ?

Administrateurs et auditeurs, qui reçoivent aussi les e-mails. L’utilisateur qui a fait le changement voit ses propres lignes dans les activités.

Puis-je la rendre obligatoire partout ?

Oui : il suffit d’activer la permission dans les niveaux d’accès qui gèrent les permissions, sur tous les dossiers racine. Le conseil est de le faire là où c’est vraiment utile, parce qu’une motivation écrite à la hâte n’aide personne.

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