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Extensión de Files

«Aquí trabajamos Giulia y yo. Los demás leen.»

El expediente cerrado que ya no debe cambiar, o la carpeta en la que deben escribir dos personas y nadie más. «Archivar» la pone en solo lectura para todos, administradores incluidos; «Proteger» para todos salvo quien elijas. Con caducidad si hace falta, en cascada a subcarpetas y archivos.

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Dos gestos, dos promesas

Archivar es la prueba inmutable: nadie modifica, sube ni elimina, ni siquiera el administrador, hasta que la carpeta se desarchiva — y los archivos que estaban abiertos en edición se cierran. Proteger es la obra restringida: la carpeta pasa a solo lectura para todos, salvo los administradores y las personas o grupos que pongas en la lista. La protección quita, no da — poner a alguien en la lista lo exime del bloqueo, no le regala permisos que no tenía — y los grupos siguen vivos: quien entra en el grupo escribe, quien sale no. Files te avisa si te estás excluyendo a ti mismo, y registra quién escribió en una carpeta protegida y en virtud de qué — lista, grupo o rol de administrador — con el nombre del grupo congelado tal como era ese día.

Cómo funciona

  1. Archivar, para cerrar

    Botón derecho → Seguridad → Archivar carpeta (solo lectura), con una fecha de fin si el cierre es temporal. «Carpeta archivada: cerrados 3 archivos que estaban abiertos».

  2. Proteger, para restringir

    Botón derecho → Proteger carpeta (solo algunos modifican): elige personas y grupos entre quienes hoy pueden escribir — los demás ya están en solo lectura y no aparecen. El resumen dice quién podrá modificar, además de los administradores.

  3. Quita cuando toque

    Desarchiva o quita la protección: la carpeta vuelve a ser modificable por quien tiene permisos. Con la caducidad fijada, cae sola.

Archivar es una prueba. Proteger es una obra con lista en la entrada.

Qué puedes hacer

  • Administradores incluidos, o no

    Archivar frena también a los administradores: es la prueba. Proteger les deja escribir siempre: «para frenarlos también hace falta Archivar», dice el panel.

  • Caducidad

    «Archivada hasta el 30/06», «Protegida hasta el 15/03»: pasada la fecha la protección decae sola.

  • Grupos vivos

    Un grupo en la lista se mantiene actualizado: quien entra escribe, quien sale deja de hacerlo. Para excluir a una sola persona, elige personas en vez del grupo.

  • El porqué en el registro

    Cada escritura en una carpeta protegida registra de dónde venía el permiso — lista, grupo, administrador — con el nombre del grupo tal como era entonces. Meses después, la respuesta sigue ahí.

  • Las automatizaciones se detienen

    Una regla automática sobre una carpeta archivada no se dispara mientras siga así: Files lo dice en la propia regla.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede quitar un archivado?

Quien tiene el permiso sobre la carpeta, o un administrador. Si te has excluido de una protección, solo el administrador puede quitarla: Files te lo dice antes de guardar.

¿En qué se diferencia de la Retención?

La retención impide borrar un archivo hasta una fecha, pero no modificarlo. Archivar impide también modificar, pero se puede desarchivar. Para un documento fiscal que no debe ni cambiar ni desaparecer, ambas.

¿Cerrar un espacio es lo mismo?

Cerrar el espacio archiva sus carpetas para los miembros: solo lectura para ellos, mientras quien no es del espacio trabaja como siempre. Archivar, en cambio, frena a todos.

Las demás funcionalidades de Files

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