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Estensione di Files

«Qui lavoriamo io e Giulia. Gli altri leggono.»

La pratica chiusa che non deve più cambiare, o la cartella su cui devono scrivere due persone e basta. «Archivia» la mette in sola lettura per tutti, amministratori inclusi; «Proteggi» per tutti tranne chi scegli. Con una scadenza se serve, a cascata su sottocartelle e file.

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Due gesti, due promesse

Archivia è la prova immutabile: nessuno modifica, carica o elimina, nemmeno l’amministratore, finché la cartella non viene disarchiviata — e i file che erano aperti in modifica vengono chiusi. Proteggi è il cantiere ristretto: la cartella diventa in sola lettura per tutti, tranne gli amministratori e le persone o i gruppi che metti in elenco. La protezione toglie, non dà — mettere qualcuno in elenco lo esenta dal blocco, non gli regala permessi che non aveva — e i gruppi restano vivi: chi entra nel gruppo scrive, chi esce no. Files ti avverte se ti stai escludendo da solo, e registra chi ha scritto in una cartella protetta e in forza di cosa — elenco, gruppo o ruolo di amministratore — con il nome del gruppo congelato com’era quel giorno.

Come funziona

  1. Archivia, per chiudere

    Tasto destro → Sicurezza → Archivia cartella (sola lettura), con una data di fine se la chiusura è temporanea. «Cartella archiviata: chiusi 3 file che erano aperti».

  2. Proteggi, per restringere

    Tasto destro → Proteggi cartella (solo alcuni modificano): scegli persone e gruppi fra chi oggi può scrivere — gli altri sono già in sola lettura e non compaiono. Il riepilogo dice chi potrà modificare, oltre agli amministratori.

  3. Togli quando è ora

    Disarchivia o togli la protezione: la cartella torna modificabile da chi ha i permessi. Con la scadenza impostata, cade da sola.

Archivia è una prova. Proteggi è un cantiere con la lista all’ingresso.

Cosa puoi fare

  • Amministratori inclusi, o no

    Archivia ferma anche gli amministratori: è la prova. Proteggi li lascia scrivere sempre: «per fermare anche loro serve Archivia», dice il pannello.

  • Scadenza

    «Archiviata fino al 30/06», «Protetta fino al 15/03»: oltre la data la protezione decade da sola.

  • Gruppi vivi

    Un gruppo in elenco resta aggiornato: chi vi entra scrive, chi ne esce smette. Per escludere una persona sola, scegli le persone invece del gruppo.

  • Il perché nel log

    Ogni scrittura in una cartella protetta registra da dove veniva il permesso — elenco, gruppo, amministratore — con il nome del gruppo com’era allora. Mesi dopo, la risposta c’è ancora.

  • Le automazioni si fermano

    Una regola automatica su una cartella archiviata non scatta finché resta così: Files lo dice nella regola stessa.

Domande frequenti

Chi può togliere un’archiviazione?

Chi ha il permesso sulla cartella, o un amministratore. Se ti sei escluso da una protezione, solo l’amministratore può toglierla: Files te lo dice prima di salvare.

Che differenza c’è con la Retention?

La retention impedisce di cancellare un file fino a una data, ma non di modificarlo. Archivia impedisce anche di modificare, ma si può disarchiviare. Per un documento fiscale che non deve né cambiare né sparire, tutte e due.

Chiudere un workspace è la stessa cosa?

La chiusura del workspace archivia le sue cartelle per i membri: sola lettura per loro, mentre chi non è del workspace lavora come sempre. Archivia, invece, ferma tutti.

Le altre funzionalità di Files

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