Un produit

Extension de Files

Le document qui doit valoir dans dix ans

Envoi en conservation conforme AgID via Intesi Group, conservateur accrédité : versement du fichier avec ses métadonnées, registre des reçus, intégrité certifiée dans le temps. Pour bulletins de paie, contrats, factures, procès-verbaux : tout ce que la loi demande de conserver, pas seulement de garder.

Demander une démo Vue d’ensemble de Files

Conserver n’est pas archiver

Un fichier archivé est un fichier qui existe. Un fichier conservé est un fichier qui vaut : authenticité, intégrité, fiabilité, lisibilité et accessibilité garanties dans le temps, selon les Lignes directrices AgID et le Code de l’administration numérique italien. Files prépare le paquet — le document, son empreinte SHA-256, le XML des métadonnées au format requis — et le verse dans le système de conservation d’Intesi Group, le même que nous utilisons sur faifirmare.it, où le rôle de Responsable du Service de Conservation est tenu par un Notaire. Le conservateur répond par les reçus ; Files les conserve à côté du document.

Comment ça marche

  1. Configurez une fois

    Pour chaque raison sociale, on charge le certificat de versement — un de test pour essayer le flux, un de production pour les vrais documents, coexistants — et on choisit les types documentaires dans le catalogue AgID : Documents RH, factures, contrats, chacun avec les sujets et les rôles que le XML exige.

  2. Envoyez depuis le clic droit

    Clic droit → Conservation substitutive. Vous remplissez les métadonnées du document — date, numéro, objet, s’il est confidentiel, signé, scellé, horodaté — et Files fait le reste : calcule l’empreinte, construit le XML AgID, verse le fichier puis les métadonnées.

  3. Lisez les reçus

    Chaque versement a un état — en attente, fichier envoyé, métadonnées envoyées, complété — et, en fin de course, les reçus du conservateur en PDF et XML avec la référence unique. Si quelque chose se bloque, Files réessaie tout seul là où il s’était arrêté ; après trois tentatives, il le signale pour une vérification manuelle.

Archiver dit que le fichier existe. Conserver dit qu’il vaut.

Ce que vous pouvez faire

  • Conservateur accrédité

    Intesi Group SpA, avec un Notaire comme Responsable du Service de Conservation. Votre document entre dans un système qui répond aux exigences AgID, pas dans un dossier appelé « Conservés ».

  • Catalogue AgID des types

    Les types documentaires sont maintenus par Jinni et alignés sur l’énumération officielle : modalité de formation, flux interne/entrant/sortant, rôles des sujets. Vous pouvez ajouter les vôtres en partant de ceux-là.

  • Jamais deux fois le même fichier

    La référence du conservateur est enregistrée dès qu’elle est obtenue, avant toute autre étape : même si la connexion tombe à mi-chemin, la nouvelle tentative repart de là et ne crée pas un second versement.

  • Test et production ensemble

    Les deux certificats coexistent ; un interrupteur dit quel environnement utilisent les nouveaux versements. L’historique de chaque environnement reste séparé et immuable.

  • Une permission dédiée

    « Peut envoyer les fichiers en conservation conforme » est une permission du niveau d’accès : celui qui l’a voit l’entrée dans le menu, les autres non. Le versement est un acte à effets fiscaux, et il s’accorde à celui qui doit le faire.

Questions fréquentes

Quelle différence avec l’horodatage blockchain ?

L’horodatage blockchain prouve qu’un fichier existait à une date et n’a pas changé : une preuve technique, sans valeur légale présumée. La conservation conforme est le processus prévu par la loi italienne pour donner et maintenir une valeur légale aux documents informatiques, avec un conservateur accrédité qui en répond. On peut les utiliser ensemble.

Faut-il un contrat avec Intesi Group ?

Il faut un certificat de versement au nom de votre raison sociale, que Files charge et utilise pour les versements. Nous en parlons lors de l’activation : l’extension est au catalogue comme « extra » justement parce qu’elle implique un service externe.

Que puis-je envoyer en conservation ?

N’importe quel document qui entre dans un type du catalogue — documents RH, contrats, factures, procès-verbaux — avec les métadonnées requises. Si un type manque, on l’ajoute en partant des modèles du système.

Puis-je supprimer un fichier après l’avoir conservé ?

Dans Files, oui, mais la copie conservée reste chez le conservateur pour la période prévue : c’est le sens. Si le document doit rester aussi dans Files pour une période obligatoire, l’extension Rétention le bloque contre la suppression.

Les autres fonctionnalités de Files

Mettez les fichiers de votre entreprise dans le cloud

Demandez une démo : nous vous montrons comment Files rend le stockage et le partage simples et sûrs.

Demander une démo